KI-verktøyet «Olava» gjør Olavshallen til et bedre kulturhus

– Jeg tror kunstig intelligens er et uforløst mulighetsrom for hele bransjen, sier Ann Elisabeth Wedø, direktør ved Olavshallen.

Som konsert- og kulturhus er Olavshallen Trøndelags største, med 320 arrangementer og 140 000 solgte billetter årlig.

Men der publikum «bare» ser et show, et teaterstykke eller en konsert, ligger det enorme mengder arbeidstimer bak i ulike ledd som skal fungere i samspill, forklarer Wedø:

– Et arrangement er et utrolig komplisert stykke arbeid. Det er mange aktører, og det er mye informasjon som skal gis og mottas for at alt skal gå som planlagt, og ingen forestillinger er helt like.

Samtidig vrimler det av meldinger som går via SMS, e-post og telefon.

Legg til i regnestykket at kulturbransjen har en tendens til å være personavhengig. Her er det mange store og små aktører som kjenner hverandre og er vant til å gjøre ting på sin måte.

Da er det med andre ord snakk om mange mulige flaskehalser i en bransje der marginene ofte er små.

Og det er her – i logistikken og arrangementsflyten – at KI kan utgjøre en særlig forskjell, ifølge direktøren.

Chatbot tar seg av kundehenvendelsene

Olavshallen har satt i gang et større digitaliseringsløp, der de jobber med flere ulike løsninger. En av disse er en chatbot som skal svare på kundehenvendelser.

– Vi har kalt den for Olava, sier Wedø.

Planen er at chatboten skal avlaste den personen i administrasjonen som vanligvis bruker mye tid på å svare på mailer fra besøkende.

Publikum vil forhåpentligvis oppleve bedre og raskere hjelp til å få svar på det de lurer på. Tiden Olavshallen sparer, tenker de å bruke på markedsarbeid og utvikling.

– Vi har lastet inn alle kundehenvendelsene fra de siste årene og anonymisert dem, og trukket ut hva det er man oftest spør om, og så har vi lært opp chatboten på det, sier hun.

Parallelt har de gjort en skikkelig opprydning av innholdet på nettsidene, slik at det er enklere for chatboten å bruke den informasjonen når den svarer.

– Vi er i en testfase, men foreløpig ser vi at det funker kjempebra. Utviklingsprosjektet har vi gjort med bistand fra Tieto Evry, som har mye erfaring med dette.

KI automatiserer de løpende oppgavene

Da Wedø begynte i stillingen tilbake i 2019 ble hun møtt av en digital rigg som besto av Office 97 og egen serverdrift.

Det er ikke kjempeenkelt å utnytte kunstig intelligens med det som utgangspunkt. Derfor har de jobbet med å modernisere systemene, gå til skyen og strukturere dataene de sitter på.

En ting er at dette kan gjøre det lettere å finne og gjenbruke informasjon internt. Men Olavshallen har også en ambisjon om å teste KI-støttet standardisering opp mot arrangører.

– Vi har 320 arrangementer i løpet av et år. Vi leier ut salene til ulike arrangører.

I dag skjer hele bestillings- og planleggingsprosessen manuelt. Målet er å digitalisere dette fra A til Å – der arrangøren selv legger inn all nødvendig informasjon:

– Når dato for arrangementet er avklart, er målet at arrangøren sluses videre til en slags nettbutikk, der de velger alt fra get-in og get-out, konsertstart og -slutt til valg av lyspakker, markedspakker og scenteknisk skreddersøm.

– Målet er at enkle avklaringer som i dag kan ta dager å få svar på kan løses digitalt, og at den frigjorte tiden heller kan brukes på andre oppgaver.

Prosjektet går under navnet «digital arrangørreise».

Et annet element er markedsmateriell. I dag sender arrangørene over tekst og bilder som Olavshallen legger ut på egne kanaler – og så gjør arrangøren gjerne det samme selv. Dobbeltarbeid, med andre ord.

– I det nye systemet skal dette skje automatisk, med påminnelser og deling på tvers.

Wedø forteller at flere av kundene også jobber med sin digitale flyt. Hun tror vi bare har sett starten på utviklingsløpet og effektene dette kan gi.

– Klarer vi å strømlinjeforme en del av disse små, løpende tingene, så vil det frigjøre mye tid, sier hun.

Må henge med på utviklingen

Dette er konkrete prosjekter. Men Wedø er tydelig på at KI også sparer henne for mye tid som sparringspartner i det daglige arbeidet.

– Altså, jeg blir bare så mye mer effektiv med ChatGPT og Copilot! Det samme hører jeg fra andre på huset.

Hun forteller at hun bruker det til alt fra analyser, rapportering og beslutningsgrunnlag til strategisk arbeid.

– Vi hadde en NOU (offentlig utredning, red. anm) på høring her i høst, og det var jo et dokument som veide 2,5 kilo, sier hun og ler.

– Du har ikke sjans i havet til å lese gjennom alle de tusen sidene, på toppen av alt annet du skal få gjort i en liten administrasjon. Da er KI perfekt til å løfte frem det mest vesentlige og til å være noe man kan diskutere stoffet med, forklarer hun.

Samtidig understreker hun at informasjonen må dobbeltsjekkes og kildesjekkes.

– Så må en jo ha en viss innsikt i det du jobber med, for å kunne stille mest mulig presise spørsmål, og skille mellom det som er sant og usant i svarene som kommer.

– Hvorfor er det viktig at kulturbransjen henger med på KI-utviklingen?

– Det er åpenbart at vi må henge med. Hvis ikke så melder vi oss ut av en utvikling som raser avgårde enten vi vil det eller ikke. Som bransje er vi mange små aktører med begrensede ressurser. Så da må vi jobbe med å løfte oss sammen.