DNBs 4 tips til implementering av Copilot: – Det er en risiko å vente for lenge
Hva skal egentlig til for å lykkes med Copilot for Microsoft 365? Vi hørte med DNB, som har jobbet med implementering i et halvt år.
Du har kanskje fått med deg oppstusset rundt Microsofts nye digitale assistent, Copilot for Microsoft 365?
Verktøyet bruker kunstig intelligens og store språkmodeller for å gjøre jobben din enklere i programmer som Word, Excel, Outlook og Teams.
Innsikten henter den fra dine egne bedriftsdata som e-poster, dokumenter og Teams-møter, og den brukes til alt fra å generere rapporter og presentasjoner til å gi deg et referat fra et møte du gikk glipp av.
Det er imidlertid ikke bare bare å få verktøyet opp og stå. Skal du lykkes med å hente ut produktivitetsgevinster, kreves det en god del forarbeid:
– Det viktigste du må vite, er at det tar tid å bli god, sier Anne Line Stampe, Data Scientist og fagansvarlig for Microsoft 365 i DNB.
Hun har jobbet med å innføre Copilot for Microsoft 365 i DNB siden i fjor høst.
– Vi har anslått at man først blir en kyndig copilot-bruker etter 6-7 måneder, sier hun.
Enkel å bruke – men tidkrevende å mestre
I seg selv er copiloten enkel å bruke. Du simpelthen skriver til den – og KI-assistenten utfører oppgaven du har satt den til etter beste evne. Den er også enkelt tilgjengelig via ulike knapper og menyvalg i Word, Excel og så videre.
Men for at dette skal få reelle gevinster på arbeidsplassen er det helt avgjørende å få brukerne med.
Medarbeidere må med andre ord vite hva de skal bruke den til, hvordan copiloten fungerer, hvordan den ikke fungerer – og hva som skal til for å integrere den i daglige arbeidsflyter.
– Dette krever en god del øvelse, praktisk bruk og ny kompetanse, sier Stampe.
Her er fire tips fra DNB om hva du bør huske på når bedriften implementerer Copilot for Microsoft 365:
1. Organiser i små, men naturlige team
Så langt i testperioden har DNB hatt 300 brukere. Disse er fordelt på 30 team, bestående av 10 deltakere hver. Alle teamene er i konstellasjoner som er vant til å jobbe sammen fra før.
De er altså ikke tilfeldig sammensatte grupper, men samarbeider også i det daglige – uavhengig av copilot-testing.
– På denne måten utfordres brukerne til å integrere copiloten i eksisterende arbeidsprosesser og eksperimentere med hvordan den kan bidra til å løse problemer i det daglige, forteller Stampe.
Hvert team har en teamleder med overordnet ansvar for Copilot, som sørger for at verktøyet faktisk brukes.
2. Få med alle
En vanlig fallgruve er at ny teknologi på arbeidsplassen blir et slags «IT-prosjekt», forbeholdt de mest digitalt modne.
Med Copilot ligger derimot de største gevinstene hos de som ikke nødvendigvis er ivrigst.
For å få med alle, har DNB tatt noen grunnleggende grep. De holder kommunikasjonen enkel og bruker ikke fremmedord.
– Vi prøver også å være tydelige på at det viktigste er å komme i gang og få rutiner. Vi ønsker at alle bruker Copilot tre til fem ganger om dagen, sier Stampe.
– Da spiller det egentlig ingen rolle hva du bruker det til. Hvis det betyr at du genererer bilder av julenissen i to uker, så er det greit, så lenge du kommer i gang, legger hun til.
3. Bruk teknologien i praksis
Joda, det viktigste er å komme i gang. Men når dere er forbi den innledende eksperimenteringsfasen, er det nødvendig å knytte copiloten til faktiske forretningsprosesser.
Om verktøyet kun forblir noe dere holder på med på sidelinjen av daglig arbeid, forblir det i beste fall et leketøy.
Da er løsningen sjeldent at ledelsen eller andre forteller hva det skal brukes til:
– Initiativene må komme fra medarbeiderne selv. De må selv oppdage når, hvordan og i hvilke arbeidsoppgaver det kan brukes, sier hun.
Stampe forteller at de jobber ukentlig med å dele erfaringer, og har egne plattformer for dette. Dette er også en god måte å ansvarliggjøre team.
– Hvis teamene har en konkret dato hvor de skal dele sine erfaringer, jobber de kanskje mer målrettet med å finne konkrete anvendelser.
Dette bruker DNB Copilot for Microsoft 365 til i praksis:
– Det er mange som har behov for å fordøye og forenkle store mengder tekst, sier Stampe.
I et internt prosjekt brukte de den digitale assistenten til å analysere fritekst fra en intern spørreundersøkelse. Vanligvis ville den ansatte ha trålet gjennom de 400 ulike svarene for å kategorisere dem og lete etter funn.
– Hun fant ut at Copilot kunne brukes for å oppsummere trender og sammenhenger mellom svarene, noe som sparte henne for mye tid, forklarer Stampe.
4. Vær nysgjerrige (men tålmodige)
Å lykkes med Copilot for Microsoft 365 krever overraskende få tekniske ferdigheter. Du trenger hverken å kode eller være særlig datakyndig for å dra nytte av den.
Mer viktig er såkalte soft skills, altså menneskelige ferdigheter. De som lykkes med Copilot for Microsoft 365 er problemløsere som evner å tenke nytt rundt hvordan man angriper en oppgave. De er kreative, nysgjerrige og standhaftige – og har samtidig en sunn kritisk sans.
DNB arrangerer fagseminarer, konkurranser og såkalte «prompteverksted». Dette utvikler de gjerne internt, for det kan ha mer punch enn å invitere inn eksterne.
Men i dette arbeidet ligger det også en forventningsavklaring:
– De som forventer at dette fungerer perfekt med en gang, kommer ikke til å lykkes. Hvis du er vant til å få til ting med en gang, faller du fort av. Derfor jobber vi mye med tålmodighet, sier Stampe.
Fremtidens måte å jobbe på
Iblant kan det virke som om verden ikke har snakket om noe annet enn kunstig intelligens det siste året.
Da kan det være verdt å minne om at teknologien det ofte dreier seg om – generativ KI, språkmodeller og automatisering av daglig arbeid – faktisk ikke har vært tilgjengelig for allmennheten særlig mye lenger enn halvannet år.
Til sammenligning tok det over ti år fra da internett virkelig tok av, frem til det ble en integrert del av folk flests arbeidshverdag.
– Det at vi nå jobber såpass målrettet med implementering, handler vel så mye om å utnytte de mulighetene som finnes i fremtiden, som det er å løse utfordringer i det daglige. For det er mye som tyder på at dette blir fremtidens måte å jobbe på, sier Stampe.
– Teknologien er ikke perfekt, og det kan være vanskelig å måle konkrete gevinster i starten. Men vi tror at man tar en høy risiko hvis man sitter og venter. For da kommer man på etterskudd, avslutter hun.
Lær hvordan du kan komme i gang med Copilot for Microsoft 365
Introkurs
Kom i gang med Copilot for Microsoft 365
I dette kurset lærer du hva Copilot for Microsoft 365 er og hva du som leder bør tenke på før, underveis og etter implementering.
