Arkivverket går inn i Digital Norway: – Vi ønsker å være der utviklingen skjer

Arkivverkets samfunnsoppdrag er like tydelig som det er omfattende.

– Vi skal ivareta nasjonens hukommelse, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Denne hukommelsen strekker seg over flere hundre år med offentlig dokumentasjon. Fra den originale grunnloven – til moderne databaser med byggesøknader, e-postutvekslinger mellom politikere, rettsdokumenter og fødselsmeldinger.

Alt som er nedskrevet, produsert eller innhentet av det offentlige, og som har betydning for rettssikkerhet, historie eller forvaltning, skal finnes i Arkivverket.

– Dette er data som kan sammenstilles med andre data for å lage nye tjenester eller brukes til forskning. Samtidig er åpen tilgang til et nasjonalt arkiv viktig for demokratiet. Det styrker tilliten og gjør det mulig å forstå og ettergå beslutninger, forklarer hun.

Når Arkivverket går inn i Digital Norway, er det for å styrke sin satsing på digitalisering, øke samarbeid med andre virksomheter og for å ta en enda større rolle i samfunnsutviklingen. Arkivverket har de siste årene fått mye erfaring med digital transformasjon, som andre virksomheter kan dra nytte av.

– Vi ønsker å være til stede der utviklingen skjer. Digital Norway er en viktig arena for å sette fart på digitalisering, dele kunnskap og bygge nettverk. Samtidig vil vi bruke muligheten til å øke kjennskapen til Arkivverket og lære av andre, sier Bolstad.

Kunstig intelligens gjenkjenner håndskrift

På veggen bak Bolstad henger en rekke portretter av landets riksarkivarer. Den første var Henrik Wergeland, som gikk inn i rollen i 1840.

På Wergelands tid handlet det daglige arbeidet i stor grad om håndskrevne dokumenter og sortering av papirer. I dag er databaser, digital infrastruktur, automatiseringsteknologi og kunstig intelligens mer relevante stikkord.

Arkivverket digitaliserer gamle, analoge data som foto, kart og kirkebøker. Kunstig intelligens hjelper til med å gjenkjenne håndskrift og automatisk anonymisere personnumre i dokumenter som leveres til innsyn.

Å jobbe på denne måten er viktig. Det er nemlig begrenset hvor mye verdi hundretusenvis av løsrevne dokumenter, logger, filer og pergamentruller har hver for seg. Men hva skjer når over to terabyte sammenstilles i samsvarende formater og verdier?

Da er dette stordata, som kan gjøres tilgjengelig for analyse, søk, kartlegging, mønstergjenkjenning, verifisering og mye, mye mer.

– I likhet med moderne databehandling handler vårt arbeid ikke bare om å bevare, men om å strukturere, kvalitetssikre og gjøre informasjon tilgjengelig i formater som lar dataene settes sammen og brukes på tvers, sier Ivar Holm, avdelingsdirektør for tjenesteutvikling i Arkivverket.

– Når vi digitaliserer store mengder analoge data gjør vi dem ikke bare søkbare, men brukbare som stordata, sier han.

Mye av dette finner du i den nasjonale fellesløsningen Digitalarkivet.

– Vi ønsker at våre data skal bli brukt

Arkivverket er for alle, og hvem som helst kan be om tilgang til dokumenter i arkivene. Om du er en liten underleverandør i byggebransjen, kan du for eksempel be om dokumenter fra store byggeprosjekter for å lære om kravspesifikasjoner og kontraktsvilkår eller bli inspirert av detaljer i plantegninger.

Eller om du har en god idé til en ny tjeneste for gravejournalister: Ved å hente ut arkivmateriale om gamle rettssaker, økonomiske forhold og politiske prosesser, kan du bygge en plattform som gjør det enklere å undersøke og sammenstille historiske data på tvers av tid og tema.

– Vi ønsker at våre data skal bli brukt. De gjør ikke særlig mye nytte av seg, om de bare ligger i en kjeller på Sognsvann, sier Holm.

Derfor jobber Arkivverket i stadig større grad med å samarbeide med næringslivet, og har blant annet identifisert over tusen næringslivsaktører de ønsker å hente inn dokumentasjon fra.

– Samtidig ønsker vi også at enda flere bruker oss som datakilde. Vi sitter på mye gull, og derfor er det naturlig å bli en del av et miljø som Digital Norway, som jobber aktivt for deling av data, felles kunnskapsutvikling og innovative samarbeid på tvers.

Bruker KI for å automatisere prosesser

Et annet sentralt poeng bak samarbeidet med Digital Norway handler om kompetanse.

Som mange andre virksomheter står også Arkivverket midt i en digital transformasjon. De skal jobbe annerledes, levere annerledes – og satser stort på å bygge digitale arkiver for fremtiden. Blant annet bygges det nå en egen digitaliseringsfabrikk på Tynset, som digitaliserer helsedata.

For å lykkes med alt dette må organisasjonen formes på nye måter.

– Vi jobber med å forenkle og effektivisere. Det betyr blant annet å automatisere oppgaver som tidligere ble gjort manuelt ved hjelp av kunstig intelligens. Det frigjør tid og gir rom for mer utvikling, sier Holm.

Men dette handler ikke bare om teknologi. Like mye dreier det seg om å endre måten man jobber på – med nye metoder, mer smidige prosesser og et sterkere tverrfaglig samarbeid.

– Vi har et sterkt teknologimiljø, men skal vi lykkes for alvor, må kompetansen løftes i hele organisasjonen. Det handler om at alle må forstå hva det digitale faktisk betyr for egen arbeidshverdag – ikke bare de som sitter med utvikling, sier han.

Samarbeidet med Digital Norway er et viktig grep nettopp her. Gjennom deres kompetanseplattform får Arkivverket tilgang til læringsressurser og innsikt innen blant annet kunstig intelligens, digital ledelse og datadrevet utvikling.

– I tillegg gir samarbeidet oss et nettverk av virksomheter som står i mange av de samme utfordringene som oss. Å lære av andre og utveksle erfaringer er avgjørende, sier han.

– Arkivverket sitter på verdifulle data

Liv Dingsør, daglig leder i Digital Norway, kaller Arkivverket for en skjult perle.

– Data er vår tids viktigste ressurs, og her til lands er det få miljøer som sitter på like brede og verdifulle data som Arkivverket. At de ønsker å bidra til digitaliseringsdugnaden, er gode nyheter – ikke bare for forvaltningen, men for hele samfunnet, sier hun.

– Jeg tror det skal godt gjøres å finne noen som har jobbet på denne måten med data i over 200 år. Arkivverket sitter på unike innsikter og erfaringer knyttet til databehandling. Det er på høy tid at flere får dra nytte av det – og jeg håper vi kan bidra til å synliggjøre den enorme ressursen de faktisk er, sier Dingsør.

Samtidig peker hun på mulighetsrommet knyttet til hvordan Arkivverket kan støtte oppunder andres virksomheters oppdrag.

– Kan man for eksempel se for seg fellesløsninger der Skatteetaten, NAV eller helseforvaltningen kobles tettere til arkivfunksjonene? Her finnes det mange interessante muligheter, som vi vet Arkivverket allerede utforsker, sier hun.

For ikke å snakke om bidrag til norske språkmodeller, og tettere samarbeid med Nasjonalbibliotekets viktige arbeid, legger hun til.

– I tillegg er det verdt å merke seg hvordan Arkivverket allerede tar i bruk kunstig intelligens på områder mange andre ennå bare snakker om. Alt fra håndskriftgjenkjenning til automatisert anonymisering viser at de ikke bare forvalter historien – de er også med på å forme fremtiden.