Antallet jobbmøter skyter i været: – Truer norske bedrifter
Opp mot halvparten av tiden til norske arbeidstagere går med til møter – og i kjølvannet av koronapandemien har digitale verktøy forsterket trenden. Hvordan kan utviklingen snus? Les mer om dette og andre saker i ukens Bits & Bytes.
Mange av oss har vært der: du sitter dypt konsentrert med en arbeidsoppgave, og rives brått ut av boblen av en kalenderpåminnelse. Det er møtetid.
Møter har alltid vært en del av det moderne arbeidslivet, men særlig under og i kjølvannet av koronapandemien så man en eksplosiv vekst i antallet timer som gikk med til møter, ifølge Maxwell Strachan i Vice.
– Det er et paradoks i kjernen av det globale møteproblemet. På den ene siden virker det som om alle hater møter. Forskning viser at 90 prosent av alle møter ansatte deltar i, anses av deltagerne som kostbare og unyttige.
Samtidig ser ikke utviklingen ut til å avta – det blir flere møter, ikke færre, skriver Strachan – først og fremst om amerikanske forhold.
Men mye tyder på at dette også gjelder her på berget.
Halvparten av arbeidstiden går med til møter
Artikkelens argumenter underbygges av forskning og en rekke rapporter de siste fem årene, blant annet fra Universitetet i Oslo. Førsteamanuensis ved Institutt for informatikk, Viktoria Stray, regnes som landets ledende ekspert på møter, og sier at så mye som halvparten av norske arbeidstakeres tid går med til møter:
– Mange er veldig frustrert over en fragmentert arbeidsdag og at de ikke får nok tid til å sette seg ned med oppgaver som krever lengre konsentrasjon, sier Stray.
Hun påpeker at det gjerne føles som en enkel løsning å bare kalle inn til et møte – særlig i forbindelse med rapportering av status til overordnede.
– Det er ofte en kulturendring som må til. Når undersøkelser og forskning viser at de beste møtene har få deltakere er det noe å tenke på, sier hun
Folk har begynt å kjempe mot møtekulturen
Strachan i Vice skriver at mange selskap og ansatte nå har startet et aldri så lite felttog mot møtekulturen, noen med mer utradisjonelle verktøy enn andre. Som eksempel nevner han det kanadiske selskapet Shopify.
De avduket i juli i år et internt verktøy kalt Shopify Meeting Cost Calculator som målte alle møters estimerte kostnad i dollarverdi, basert på mengden deltagere og tidsbruken. De forbød møter på onsdager, og slettet tusenvis av gjentagende møter. Ifølge Kaz Nejatian, COO i Shopify, var tiltakene bare noen av mange for å gi arbeidstakerne mer av det de trengte mest: uavbrutt arbeidstid.
Altså boblen, den man helst ikke bør rives ut av.
Forskere advarer også ledere i arbeidslivet mot den negative effekten møter og rapportering har på de ansattes produktivitet, ifølge Harvard Business Review. I samme tidsskrift ber andre forskere bedriftsledere verden over om å «stanse møtegalskapen».
Ledere må stole på ansatte
Strachan skriver også at mange tror kunstig intelligens kan være en del av løsningen på møteproblemet, men at han tror det er særlig én ting som er viktigst av alt:
– Det viktigste vi må finne ut av er hvordan folk – og med folk mener jeg ledere – kan lære seg å stole på at ansatte utnytter tiden sin godt, uten at de trenger å sende en møteinvitasjon eller kreve rapportering for å stole på dem.
Samtidig understreker han også at de fleste ekspertene han snakket med sier at noen møter er nødvendige, for eksempel medarbeidersamtaler eller for å løse et konkret problem.
– For å få til et godt møte må man gjennom tre steg. Steg én er at ledelsen innser at en kulturendring trengs. Steg to er at man spør seg selv hva slags formål ethvert møte har. Steg tre er å opprettholde endringen.
I fjor skrev førsteamanuensis Stray i FriFagbevegelse at terskelen for å innkalle til og kreve tilstedeværelse enten digitalt eller fysisk på møter har blitt alt for lav:
– Jeg tror folk må bli flinkere til å prioritere hvilke møter det er viktig å være med på. Mitt inntrykk er at det kalles inn for mange til møter, så ingen skal føle seg glemt, sier hun.
Unngå «Powerpoint-helvete»
At antall timer brukt på møter hver uke var i ferd med å komme ut av kontroll, er egentlig gammelt nytt. Kjent er også at innholdet i møtet godt kan være bedre.
Et kjent eksempel Strachan viser til er at Amazon-sjef Jeff Bezos allerede i 2004 forbød alle former for møter med PowerPoint eller punktlister. Han krevde også at alle møter skulle ha et seks sider langt notat alle deltakerne skulle få lese på forhånd for å forberede seg.
Resultatet var at terskelen for å arrangere møter ble svært høy, og møtene som faktisk fant sted var både langt mer populære og produktive.
Senest denne uka var også «Powerpoint-helvete» tema i DNs lederspalte, der det gis tre konkrete råd for hvordan du kan unngå opplesing av eviglange slides som egentlig ikke tilfører møtet noe verdi:
- Gå over til saksdokumenter i Word-format.
- Skill mellom hva som sendes ut til forberedelse og hva som gås gjennom i møtet.
- Sett en klar grense for hvor mye av møtetiden som skal brukes til presentasjoner.
Synes du det er for mange og omfattende møter i din arbeidshverdag? Les mer om problematikken i artiklene under:
- Ta kontroll på høstens møter – fem tips (Ledernytt)
- Kjære leder, du avholder for mange møter (Harvard Business Review)
- Stopp møtegalskapen – slik frigjør du tid for meningsfyllt arbeid (Harvard Business Review)
- Mange møter er bortkastede. Her er tre feil som går igjen (Tekna)
- Er møter arbeidsplassens største tidstyv? (Universitetet i Oslo)
Også på KI-fronten er det litt trøbbel – og noen godnyheter:
- Microsofts KI-forskere slapp ut flere terabyte med sensitive interne data (Tech Crunch)
- Storbritannia fokuserer på åpenhet og tilgjengelighet med nye KI-prinsipper (Reuters)
- Googles KI-verktøy DeepMind analyserer nå DNA-mutasjoner for å oppdage sykdom (The Guardian)
- Ikke la kunstig intelligens bli den nye digitaliseringen (Shifter)
- Stephen Fry sier stemmen hans ble stjålet fra lydbøker av KI (Fortune)
- Microsoft leverer Bing med DALL-E 3 i sine nye Surface-maskiner (The Verge)
- Game of Thrones-forfatteren saksøker ChatGPT-skaper OpenAI (BBC)
- Kunstig intelligens kan være starten på masseovervåkning (Aftenposten)
Spennende ting er på gang i spillenes verden:
- Nytt Xbox Series X-design er lekket, og viser til «hybridkonsoll» i 2028 (The Verge)
- 600 millioner dollar senere er Star Citizen i Alpha 3.2-stadiet (IGN)
- Foresatte i USA får tilbud om refundering av barnas kjøp i Fortnite (BBC)
Teknologigiganter, søksmål og nyheter:
- Denne måneden fyller Google 25 år. USAs bursdagspresang er et digert søksmål (Aftenposten)
- Ingen liker Bing, og søksmålet mot Google er fullt av spørsmål om standardinnstillinger (The Verge)
- Apple svarer på alle våre iPhone 15 Pro-spørsmål (IGN)
Silkeormer …?
Forbereder seg på undergangen til dagens kryptokommunikasjon:
- Små robothøyttalere kan ta vekk lyden fra nabobordet på kafeen (Interesting Engineering)
