Nye arbeidsformer «for dummies»
Hva er Lean, Agile og Six Sigma? Her får du en innføring i nye arbeidsformer – og hvordan de kan hjelpe din bedrift.
Du har kanskje hørt litt jålete ord som «agile» og «lean» blitt slengt ut her og der? Det er ikke nødvendigvis så dumt. Bak disse buzz-ordene ligger en spennende filosofi som kan hjelpe bedrifter å bli mer effektive, gi dine kolleger et større eierskap, involvere hele organisasjonen og gjøre den langt mer lønnsom.
I denne artikkelen blir du litt bedre kjent med de mest kjente metodene og rammeverkene, og for å hjelpe oss har vi fått med oss ekspert Jon Eivind Thrane i DNV.
– Såkalte «moderne» arbeidsformer er ofte basert på gammel kunnskap. I veldig mange tilfeller kan disse nye trendene kokes ned til god, gammel sunn fornuft. Det betyr ikke at det ikke ligger stor verdi i flere av disse begrepene.
DigitalNorway har en egen veiviser for innovasjonsprosesser. Oppdag mulighetene for din bedrift.
Lean – en overordnet tankegang
Lean er en veldig stor verktøykasse, og assosieres ofte med optimalisering av produksjonsprosesser. Dette er ikke revolusjonerende ideer fra de siste tiårene, for selve tankegangen krediteres Toyota og oppstod i mellomkrigstiden. De overordnede målene er kontinuerlig forbedring, kostnadseffektivitet, fleksibilitet og leveranseevne. Kort sagt å eliminere «sløsing» eller unødvendig ressursbruk.
– Lean er en filosofi, mer enn en metode. Når vi begynner å snakke om filosofi blir det fort svevende og enkelte vil kanskje falle av, men jeg er opptatt av at selskaper som adopterer lean bruker det i alle ledd, sier Thrane.
Det bærende prinsippet i lean er å kontinuerlig strebe etter å finne beste praksis for din bedrift.
For å forklare hva og hvordan kan vi bruke et eksempel. Et selskap driver en nettbutikk som sender pakker til kundene. Produktet som sendes må svare på kundebehovet og det må være kvalitet i leveransen, altså at innpakningen kommer frem raskt og at den sikrer det mot skader. Med lean-tankegangen vil det være vel så viktig i de andre leddene i prosessen: Hvor mange produkter og esker skal bedriften ha på lager? Finnes det bedre alternativer for å sikre sømløs leveranse? Er pakkeavdelingen satt opp optimalt – altså at de ansatte slipper å gå mye frem og tilbake eller at teipdispenseren står på riktig plass?
En svært viktig side av lean-metoden er at lederne involverer de ansatte. Det er tross alt de som står i det åtte timer om dagen, fem dager i uka.
– En smart leder lytter til de ansatte om hvordan de mener at ting kunne vært gjort bedre. Et prinsipp i lean er at forbedringsforslagene skal komme fra de som har skoene på. Sånn sett er det god match mellom lean-prinsipper og norsk ledelsesstil.
Fakta: Lean
- En arbeidsmetode som handler om å hele tiden sørge for at bedriftens arbeidsflyt optimaliseres. Frigjort tid gjør at man kan fokusere på andre arbeidsoppgaver, som for eksempel innovasjon.
- De tre hovedpilarene er involvering av medarbeidere, kundefokus og kontinuerlig forbedringsarbeid.
- Metodikken stammer fra bilindustrien, men brukes av selskaper i mange ulike bransjer – blant annet Toyota og Nike. Et norsk eksempel er Norsk Gjenvinning.
- Fordelene er mindre sløsing, effektivisering og mer eierskap og motivasjon blant ansatte. Eventuelle ulemper kan være at det vil være tidkrevende og kan skape store endringer arbeidsprosesser for de ansatte.
Agile – kunsten å være smidig
Å jobbe agilt vil si å kontinuerlig kunne tilpasse seg og optimalisere måten bedriften jobber på. Høres det veldig likt ut som lean? Det er ikke tilfeldig, sier Thrane.
– Det norske ordet for agile er smidig, og er ofte koblet opp mot produkt- eller programvaretutvikling. Dette låner deler av lean-tankegangen og er et sett med prinsipper og verdier som handler om å finne den best mulige måte å utvikle noe på.
I stikkordsform er disse prinsippene slik: Kunden i fokus, hyppige leveranse av programvare, tett samarbeid mellom ledelse og produksjon og hyppig evaluering av prosess og produkt.
– En ny trend er smidige bedrifter, der man organiserer selskap for å være responsive for nye kundebehov. Målet er å bedre kunne håndtere usikkerhet og store endringer, noe 2020 har vist oss kan være svært gunstig, forteller Thrane.
Fakta: Agile
- Hovedforskjellen mellom agile og lean er at førstnevnte handler om optimalisering av utviklingsprosesser. Lean handler i utgangspunktet om produksjonsprosesser.
- Likhetstrekkene er mange, særlig når det kommer til kundefokus og samarbeid på tvers i organisasjonen.
- Metoden innebærer mange og små oppdateringer fortløpende og hele tiden gjøre vurderinger for resultatet.
- Metoden er brukt hos teknologigiganter som Google og ING.
- Fordelene med agile-metoden er raske leveranser, skaper en flatere struktur og gjør bedriften tilpasningsdyktig. Utfordringer kan være at dette er en reaktiv tankegang, fremfor at avgjørelser tas proaktivt.
Six Sigma – for produksjonsbedrifter
Six Sigma-metoden brukes i flere bransjer, blant annet bilindustrien, helse- og oljesektoren. Denne har mye til felles med lean, der du skal gjøre mer med mindre, og samtidig levere bedre. Det finnes også en sammenblanding av disse arbeidsformene som kalles Lean Six Sigma.
Et eksempel på et verktøy som benyttes i denne sammenhengen er DMAIC-metoden for å identifisere, reparere og minimere avvik i en bestemt prosess. Dette er en forkortelse for de engelske ordene for å definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere.
– Six Sigma skal eliminere alle feil, der målet er en suksessrate på 99.9 prosent, sier Thrane.
Fakta: Six Sigma
- Six Sigma (6S) er et kvalitetsstyringssystem som brukes for å optimalisere prosesser og unngå svinn i produksjonen – i grunn de samme målene som lean.
- Der leans mål er å bedre flyten, for å levere bedre og raskere for kundene, vil Six Sigma-metodikken sørge for at produksjonsprosessen er tilnærmet prikkfri og derfor sikrer kundetilfredshet.
- Teknikkene og verktøyene i Six Sigma ble introdusert på 80-tallet i Motorola.
- Utfordringene med 6S er at det kan være vanskelig å implementere, tidkrevende å innhente data, noe som igjen kan gjøre det kostbart. Om bedriften oppnår målet, vil det derimot være lønnsomt.
Hva passer for deg – og hvordan kommer du i gang?
Denne listen bare skraper i overflaten av ulike arbeidsformer og -metoder som finnes der ute. Andre rammeverk eller prosjektledelses-former som kunne vært på denne på listen er blant annet design thinking, Prince2 eller utviklingsteknikker som Extreme Programming, KANBAN og Scrum. Likhetstrekkene er at de alle ønsker å skape en arbeidsflyt som bidrar til kostnadseffektivitet, innovasjon, optimaliserer produkt og gir de ansatte et større eierskap.
Så hvor skal man begynne? Ifølge Thrane er det å lese seg opp og bruke rammeverkene og tankegangen i deler av bedriften.
– Undersøk hvilke områder som krever forbedring i din bedrift. Ønsker dere å optimalisere produksjonen? Forbedre kunderesponsen? Legge til rette for bedre innovasjon? Har bedriften vokst seg for stor, men har for stor kostnadsbase for å levere profitt? Mange av disse arbeidsformene er tankesett som skal sette i gang disse prosessene. Jeg ville hatt en pragmatisk tilnærming og ikke prøvd å spise alt for fort, mener Thrane.
DigitalNorway har flere kurs for ledere og ansatte som vil utvikle nye produkter, tjenester og bedriften. Her finner du vår digitale guide for produkt- og tjenesteutvikling med kunden i sentrum.
