Fem lure grep for å få mest mulig ut av digitale verktøy

Kan bedriften din utnytte de digitale verktøyene deres enda bedre? Her er oppskriften på hvordan du kommer i gang!

Å investere i et prosjektstyringsverktøy uten å bruke det riktig, er litt det samme som å bare bruke smarttelefonen til å ringe.  

Det siste året har bedrifter over hele landet tatt i bruk nye digitale verktøy, som Asana, Trello, Teams, Planner og Monday. Men de færreste utnytter disse fullt ut. Henrik Ruud, leder for rådgivning og strategi i teknologibyrået Frend, møter på mange bedrifter som sliter med implementeringen.

– Det er som regel ikke rakettforskning å løse dette problemet. Ni av ti ganger er løsningen opplæring, å ta tydelige valg og endre vaner i bedriften, sier han.

Ifølge Ruud er problemet ofte at ledelsen ikke har staket ut en tydelig nok retning fra starten av.

– Man tar i bruk et nytt verktøy uten å sette klare retningslinjer for hvordan det skal brukes i organisasjonen. Det betyr ofte å resultere i at alle bruker verktøyet på hver sin måte. Det gjør arbeidet ganske kaotisk.

Ruud har fem tips til deg som ønsker å få mest mulig ut av prosjektstyringsverktøyene dine.

1. Vær tydelig fra starten

– Du må starte med å ta et aktivt valg. Du kan ikke bare la ting skje av seg selv og forvente at alt ordner seg, sier Ruud.

Det gjelder å være helt tydelig på hvordan verktøyene skal brukes, og i hvilke situasjoner man skal bruke dem. Hvilken type kommunikasjon skal tas på e-post, og hva skal tas i systemer som Asana, Trello eller Monday? Og hva kan tas i chattetjenester som Teams eller Slack?

Eller skal all intern kommunikasjon tas på kun ett sted?

– Det krever litt av en leder å være så tydelig. Du må ha god forståelse av informasjonsflyten i organisasjonen og fordeler og ulemper til verktøyene dere bruker. Dessuten må du tørre å være klar og tydelig. Hvis du ikke er trygg nok med teknologien selv, kan det bli vanskelig, sier rådgiveren.

2. Gi veiledning og vær konsekvent

Nye verktøy kan være vanskelige å ta i bruk, erkjenner Ruud. 

– Hvis alle gjør ting på hver sin måte, blir det fort kaotisk. Plutselig har du ti plattformer å forholde deg til, og sliter med å finne informasjonen du trenger. Da er det nesten bedre å gå tilbake til e-post og Excel-ark. Men hvis du gir veiledning, fikser de aller fleste å bruke et nytt verktøy.

Henrik Ruud, leder for rådgivning og strategi i teknologibyrået Frend.

Gir du også tilbakemeldinger underveis, er du på god vei.

– Når du har bestemt deg for hvor og hvordan kommunikasjonen skal skje, er det enormt viktig å være konsekvent. Dere bør ha en kultur der dere sier ifra når ting ikke blir gjort på riktig måte, sier rådgiveren og understreker:

– Du vil aldri få alt perfekt over natta. Implementeringen av nye verktøy og systemer går gjerne i faser. Dette er en reise dere tar sammen.

3. Sørg for «quick wins»

For å få med deg alle på å ta i bruk et nytt verktøy, hjelper det å synliggjøre nytten hver ansatt får ut av det.

– Det er lettere å innføre et nytt verktøy hvis alle forstår hvordan verktøyet hjelper dem i hverdagen. Enten det sparer dem for tid, eller gjør det enklere å finne frem til relevant informasjon, sier Ruud.

4. Gjør det enkelt å finne informasjon

Hvis medarbeiderne dine lurer på noe, vet de hvor de finner svaret?

– Dere bør ha en «single source of truth». Hvis noen lurer på noe, så vet de hvor svaret ligger, sier Ruud. 

Dere bør dessuten ha tydelige rammer og retningslinjer på hvor informasjon skal lagres, enten det er filer, samskrivingsdokumenter, to do-lister eller løpende dialog

Dette enkle grepet kan ha en stor effekt på effektiviteten i bedriften.

– Dere kan spare enormt mye tid. Flere studier viser at man i snitt bruker 25 prosent av arbeidstiden sin til å søke etter informasjonen man trenger for å gjøre jobben sin. Det er et tydelig tegn på at systemer er for silobasert og at informasjonsflyten ikke er god nok. 

5. Unngå forstyrrelser

God informasjonsflyt skaper færre forstyrrelser gjennom arbeidsdagen.

– Implementerer dere et prosjektverktøy riktig, trenger du aldri å spørre om ting er ferdig lenger. Status er oppdatert i verktøyet deres i stedet. Du slipper med andre ord å forstyrre folk i arbeidet, og du kan forkorte eller kutte statusmøtene helt, sier Ruud.

I Frend foregår all den interne kommunikasjonen i prosjektverktøyet Asana.

– Vi har endret kulturen og måten vi jobber på. I stedet for å få en notifikasjon hvert 20. minutt i Slack, foregår dialogen, kontektsbasert og åpen for alle, i Asana. Vi forventer at du sjekker innom her tre ganger om dagen. Morgen, ettermiddag og kveld. Det gir folk arbeidsro. Hvis noe haster mer enn det, kan man sende en melding eller ringe, men det skjer sjeldent.

Et godt sted å starte

Det viktigste spørsmålet du kan stille deg i en omstilling, er gjerne: Hvor bør jeg starte? 

– Ikke start med fem prosesser på en gang. Da blir du aldri ferdig, råder Silje Morlandstø, ansvarlig for digitale kanaler i DigitalNorway.

Hun har forståelse for at det krever mye å endre rutinene i en bedrift. Derfor har DigitalNorway, i samarbeid med Frend, laget læringsreisen Jobb smartere, som går fra 19. til 23. april. Den viser hvor du bør starte og hvor det lønner seg å satse, påpeker Morlandstø.

Læringsreiser er en sammensetning av korte nettkurs, anbefalte artikler og to webinarer. Når du melder deg på en læringsreise får du materialet tilsendt på e-post i faste intervaller i løpet av en til to uker.

Silje Morlandstø
Silje Morlandstø i DigitalNorway.

– Vi forventer ikke at de som melder seg på skal gå i dybden på hver enkelt kursdel. Dette skal heller fungere som inspirasjon til å komme i gang med effektivisering av ulike deler av organisasjonen. Kursmaterialet peker på hva du bør ha på plass, og hva som kan være et naturlig startsted for å få på plass nye rutiner og vaner i bedriften. 

Kursene som tilbys under læringsreisen ligger fritt tilgjengelig i DigitalNorways kursportal, der du kan melde deg inn for å ta kurs på egen hånd. Det som er annerledes med å delta på en læringsreise er at relevante kurs er samlet sammen og satt inn i en kontekst. 

– Sluttresultatet av å ta de anbefalte kursene, delta på webinarene og å lese artiklene vi anbefaler, er at du vil oppnå en forståelse av hvordan effektive arbeidsprosesser, digitalisering, fjernledelse og smartere grep på hjemmekontor henger sammen. Summen av dette kan på sikt gi en enorm effekt for bedriften. Ikke bare i form av økt effektivitet, men også høyere trivsel blant dine ansatte, sier Morlandstø. 

Ønsker du informasjon om nye kurs og læringsreiser? Meld deg på DigitalNorways nyhetsbrev.

+ Medlemskap

Veiviser

Effektivisering

Oversikt over teknologi som gjør din bedrift mer effektiv.