– Da oppdaget vi for alvor fordelene ved skyløsninger
Reisen opp i skyen har gitt Arendals Fossekompani bedre systemer og en bredere forståelse av IT-sikkerhet.
– Vi har lært mye. Som mange andre, levde vi med løsninger som vi tenkte var gode, men som nå er blitt veldig mye bedre, sier Magnus Johansen.
Han har hovedansvaret for skyreisen i Arendals Fossekompani, et industrielt investeringsselskap, med flere enn 2000 ansatte i fem porteføljeselskaper i 26 land. Omsetningen i 2020 var på rett over fire milliarder kroner.
Deres reise til skyen er en prosess som begynte i starten av 2020, og som fortsatt pågår.
– Det begynte med at vår finansielle rapporteringsløsning begynte å bli utdatert. Etter at vi besluttet å oppdatere og å legge denne delen i skyen, oppdaget vi for alvor fordelene ved skyløsninger. Siden har vi tatt de øvrige delene av systemene våre og sendt de samme vei, forteller Johansen.
DigitalNorway har lansert Veiviser Skytjenester – for deg som vil lære mer om hvordan bedriften kan tas over i skyen, og hvilke fordeler dette kan gi.
Veiviser
Skytjenester
Din guide til å komme i gang med skytjenester: få en moderne og effektiv IT-plattform som hele tiden fornyer seg og åpner for nye muligheter!
Transparent trusselbilde
Arendals Fossekompani ser spesielt to ting som utmerker seg med skyløsningene.
– Den største gevinsten er sikkerhet. Den dagen vi var over i skyen, ble en åpenbaring for mange. Da så vi hvor mange trusler vi hele tida blir utsatt for, antall spam-mailer og daglige angrep. Vi er blitt mer oppmerksomme på hvor mye som er der ute, sier Johansen, og fortsetter:
– Sikkerhet har alltid vært viktig for oss, og vi har alltid hatt gode systemer, men det er først når det blir så transparent at man virkelig forstår omfanget av truslene i verden vi lever i. Det er veldig viktig.
Enklere for brukerne
Den andre store gevinsten Arendals Fossekompani har hentet ut av skyen, er enkelhet. Ting som før tok nyansatte en dag å få orden på, er nå gjort på en time.
– Skyløsningen gjør livet enklere for brukerne. Dessuten oppdateres programvaren hele tida. Vi trenger ikke lenger samme infrastruktur og ressursbruk for å holde oss oppdaterte, sier Johansen.
Selve omleggingsprosessen har ifølge Johansen til tider vært en knotete prosess. Å få alt til å henge sammen tar tid, og det tyngste har vært å få nye prosesser og rutiner under huden.
– Det har krevd en del. Mange av systemene våre er ganske avanserte, og i en endringsprosess funker ikke alltid ting som de skal. Det handler om å stå i det og komme seg gjennom. Når man lærer seg systemene, får folk mestringsfølelse.
Pratet med alle
En analyse fra Danske Bank viser at Arendals Fossekompani har vært en svært god investering de siste 20 årene, med en årlig avkastning på 26 prosent per år i perioden 2001- 2021. Investerte du én million kroner i AFK i 2001, og reinvesterte utbyttene fra selskapet underveis, ville du hatt aksjer verdt 120 millioner kroner i dag.
Men selv om hele konsernet er stort, er det bare 16-17 ansatte som jobber i administrasjonen i Arendal. Det har gjort det mulig å gjøre grundig research av den enkelte medarbeiders behov.
– Før vi begynte omleggingen, gjorde vi en ordentlig kartlegging av hele økosystemet, og tok en prat med alle, forklarer Johansen, og legger til:
– Du vet aldri hva som lurer rundt neste sving, og enkeltpersoner kan være avhengig av programmer du ikke visste var en del av infrastrukturen.
– Knapt med ressurser som SMB
Det Magnus Johansen har erfart, som han tror gjelder også for andre SMB-er, er at hovedutfordringen i å legge virksomheten opp i skyen handler om ressurser.
Selv er han ansatt for å jobbe med forretningsutvikling knyttet til porteføljeselskapene, nye forretningskonsepter og M&A, men siden han startet i jobben i begynnelsen av 2020, har mye tid også gått med til skyomleggingen.
– Å flette det inn i alt det andre, er en ressurskabal. Det skaper nok dørstokkmila for mange. I de største selskapene har de en egen prosjektgruppe som kun jobber med implementeringen.
Johansen tror et offentlig initiativ, for eksempel et subsidiesystem, ville vært en god løsning for de små og mellomstore bedriftene.
– Bare sikkerhetsbrister taper mindre bedrifter enormt mye på i året. For vår del begynte skyreisen i 2020, men den er ikke over selv om alle støttesystemene er flyttet ut. Det finnes alltid prosesser eller rutiner som kan være hensiktsmessig å automatisere eller forenkle i skyen. Skyreisen er kontinuerlig.
Her er Magnus Johansens fire tips til andre som vil opp i skyen:
1. Sett deg et mål
Finn ut hva målet ditt er, er det sikkerhet eller enklere løsninger? Vær tydelig på det og finn ut mest mulig på forhånd. Er det for eksempel noen forskrifter du må ta hensyn til som ikke lar seg plassere i skyen?
2. Snakk med brukerne
Hør med alle, eller de fleste ansatte, om hva de bruker og har behov for. Sannsynligvis har du ikke oversikt over alle programmene folk bruker og er avhengige av. Snakk med dem om hva de sliter med, og hva de ønsker seg.
3. Få med deg ambassadører
En skyreise er en omstendelig prosess, og du trenger all den støtten du kan få. Snakk med de fleste du kan i bedriften, og få dem med som ambassadører.
4. Planlegg godt
God planlegging er avgjørende for en god prosess. Gjør en grundig kartlegging av økosystemet, ta en prat med flest mulig. Bruk tid på planleggingen, og sett opp milepæler. Hvilke prosesser bør du ta hensyn til? Er det andre ting som må passe før dere kan legge om? Er det et spesielt tidspunkt som er ideelt? Finn ut mest mulig i forkant.
Veiviser
Skytjenester
Din guide til å komme i gang med skytjenester: få en moderne og effektiv IT-plattform som hele tiden fornyer seg og åpner for nye muligheter!
