Slik lykkes bedriften med hjemmekontor

Foto: Magnus Nordstrand

Norgesmester i «remote work» deler sine tips: Med gode verktøy, klare rutiner og tydelig kommunikasjon trenger ikke hjemmekontor å gå ut over arbeidsflyten.

Hvordan holde hjulene i gang når alle holder seg hjemme? Covid-19-viruset har gjort dette spørsmålet høyaktuelt i det ganske land.

Derfor har vi tatt en prat med Ingrid Ødegaard, grunnlegger av og teknisk sjef i videotjenesten Whereby, som kanskje er Norges mest vellykkede «remote work»-bedrift.

Der jobber de mange ansatte sammen fra tolv ulike lokasjoner – med hjemmekontor som regelen heller enn unntaket. Når kollegene samles, er det stort sett bare til sosiale arrangementer og styremøter.

– Veldig mange jobber kan gjøres like bra, eller til og med bedre, hjemmefra, påstår Ødegaard.

Det er ikke bare synsing: det finnes også forskning som antyder at det finnes flere yrkesgrupper hvor de ansatte jobber både bedre og mer effektivt hjemmefra.

Dog – vellykket hjemmekontor avhenger av at arbeidsplassen har gode verktøy for kommunikasjon og planlegging, samt en kultur som legger til rette for effektivt hjemmearbeid. Her deler Ødegaard sine beste tips for hvordan man får en distribuert arbeidsplass til å fungere best mulig.

Kartlegg prioriteringer og etabler rutiner

Først og fremst: de aller færreste er vant til å jobbe med en fullstendig desentralisert arbeidsstruktur – så hvordan omstiller man seg raskt når alle plutselig må jobbe hjemmefra?

– Jeg ville begynt med å kartlegge hvilke aktiviteter det er aller viktigst å ha kontinuitet på. Kommuniser dette til de ansatte, slik at de vet hva de skal prioritere å bruke tiden på. Slik slipper de å sitte hjemme og lure på hva de skal jobbe med, forteller Ødegaard.

Så gjelder det å få på plass gode rutiner så fort som mulig.

– Når alle sitter hjemme hver for seg, må man bygge mer eksplisitte rutiner for arbeidsdagen.  Ta gjerne daglige møter på video. Snakk sammen hver morgen, så alle kan være oppdatert på hva hver enkelt har jobbet med, hva de skal gjøre og hva de trenger hjelp med.

Åpne og transparente kommunikasjonskanaler

Ødegaard forteller videre at god, åpen og kontinuerlig kommunikasjon er fundamentalt. De som ikke har gjort det alt, bør derfor umiddelbart hive seg over en chattetjeneste designet for arbeidsplasser. Slack har nærmest blitt allemannseie, men det finnes også alternativer som Twist og Workplace.

— Å ha aktive teamchatter er helt essensielt. Det må være transparens og tilgjengelighet i kommunikasjonen, så snakk med hverandre i chatterom, ikke privat gjennom e-post og telefon.

Kombinert med gode verktøy for oppgavefordeling og prosjektstyring – som TrelloAsanaMonday.com eller Basecamp – blir det enklere det å holde styr på at alle gjør det de skal til rett tid, selv når alle sitter i hvert sitt hjem.

Deretter er det viktig å ha en felles plattform for arbeidsmateriale.

– Det siste du vil er at dokumenter og notater flyter rundt på e-post. Skriv ned alt, og få det på en felles, sentral plattform.

Her er det heller ikke mangel på tilgjengelige verktøy: de fleste kjenner Microsoft TeamsGoogle Drive og Dropbox Paper. Det finnes også plattformer spesialdesignet for drodling og idémyldring, som Notion og MIRO.

Viva la video

I og med at hun lever av å selge videoløsninger, er det kanskje ikke overraskende at Ødegaard lovpriser videosamtaler.

– Mange har en litt gammeldags oppfatning om at videochat er vanskelig eller tungvint. Men mange løsninger lar deg starte videosamtaler på sekunder, ikke minutter. Sparring, møter, statusoppdateringer: når man først blir vant til det, kan alt dette gjøres like godt på video som på kontoret.

Ødegaard har skrevet en egen guide til hvordan man holder gode videomøter – den kan du lese her.

Der vil hun (naturligvis) trekke fram Whereby som en god plattform – i tillegg finnes SkypeZoom og Cisco Webex. I forbindelse med covid-19-pandemien har sistnevnte til og med gjort en rekke premium-funksjoner tilgjengelig for gratisbrukere.

Selv foretrekker hun dessuten videosamtale framfor telefon.

– Når det kommer i både gruppe- og en-til-en-samtaler er video mye bedre enn telefon – når man får se ansiktet og kroppsspråket på den man snakker med blir det mye mer direkte og personlig.

En bonus ved å bli dreven på videomøter – langt utover karantenetiden – er at det på lang sikt kan bidra til å kutte i bedriftens reisebudsjett og karbonutslipp ved å eliminere unødvendige turer.

Tillit og tydelige forventninger

Til slutt peker Ødegaard på to vanlige fallgruver i overgangen til distribuert arbeid:

– Mange glemmer at det er viktig å overkommunisere. Det er veldig lett å tenke «når jeg har fått det med meg, så har alle det». Men når man jobber mest over digitale kanaler, må det meste inn med teskje.

Hold deg oppdatert!

Følg DigitalNorway på FacebookTwitter og LinkedIn – og meld deg på vårt ukentlige nyhetsbrev!

Men den aller vanskeligste – og viktigste – utfordringen er å bygge en kultur for tillit og ansvar.

– Har sett flere tilfeller av at ledere ikke tør å gi slipp på kontrollbehovet – at de ikke klarer å stole nok på ansatte til å gi dem friheten de trenger. Man må venne seg til å få status en gang om dagen, det blir en litt annen måte å styre folk på.

– Da er det viktig å sette klare mål på hva som skal leveres og være tydelig i kommunikasjonen av forventninger – samtidig som man gir slipp på tanken om at man har oversikt over de ansatte til enhver tid. De som får til det, er de som lykkes best, avslutter hun.

Om DigitalNorway:

DigitalNorway ble stiftet for å få fart på digitaliseringen av norsk næringsliv. Det gjør vi gjennom å tilby digital kompetanseheving til bedrifter og ansatte. I tillegg jobber vi med å tilrettelegge for at alle bedrifter i Norge skal ta del i den datadrevne økonomien.