Sett ut rutinearbeidet til en «robot» – dette er mulig nå
Med en «digital medarbeider» kan bedriften bli kvitt kjedelig rutinearbeid og frigjøre tid til mer meningsfylte oppgaver. Dette gratis nettkurset viser frem mulighetene.
Arbeidsoppgaver som er manuelle, repetitive og tar mye tid – har du noen av dem? Det kan hende det er mulig å delegere dem vekk. Til en «robot».
– Da snakker vi om en digital robot, som jobber i PC-en eller på serverne – ikke en fysisk robot som går rundt i gangene. Vi kaller det heller en digital medarbeider, sier Lars Rustgaard Ramsøy, prosessrådgiver i Statnett.
I Statnett driver Ramsøy med forbedringsarbeid, inkludert robotisering av prosesser. Dette har et navn: Robotisert prosessautomatisering, eller Robotic Process Automation (RPA).
Man trenger ikke å være en stor organisasjon som Statnett for å dra nytte av slik teknologi. Dette finnes nå som «hyllevare» – programvare som hvem som helst kan kjøpe og ta i bruk. Det er bakgrunnen for at DigitalNorway i samarbeid med Statnett nå har utviklet et gratis introduksjonskurs om emnet, der en kan bli kjent med mulighetene.
– Dette er et introkurs som alle kan ta, sier Ramsøy.
Han understreker at dette ikke bare kan komme mange bedrifter til gode, men også de enkelte ansatte:
– Teknologien handler fremfor alt om å lette arbeidsdagen til medarbeidere. Får man en robot til å gjøre de repetitive og kjedelige oppgavene, kan medarbeiderne frigjøre tid til å gjøre mer givende og verdiskapende ting, sier han.
Fungerer med nesten all digital data
I Statnett har Ramsøy i dag en digital medarbeider som utfører syv ulike rutinepregede arbeidsoppgaver. For eksempel å kontrollere og vedlikeholde et leverandørregister.
– Den kan hente ut data fra Brønnøysundregisteret og sammenligne det med vårt eget register, for å se om dataen matcher. Slik sørger den for at vi har oppdatert informasjon, sier han.
En annen oppgave roboten nå skal begynne å jobbe med, er å oppdatere Statnetts databaser når de bygger nye anlegg. Denne jobben har inntil nå blitt gjort manuelt.
– Det er snakk om enorme mengder informasjon som skal overføres fra Excel-ark til et datasystem. Det skal den digitale medarbeideren ta seg av nå, sier Ramsøy, som legger til at en RPA-robot «elsker Excel».
– Men det kan også være Word, PDF-er, skjemaer på internett eller API-er fra ulike programmer. Egentlig nesten hvilket som helst format, så lenge det er digitalt. Selv bilder er det mulig å hente ut data fra. Men helt strukturerte data er aller best egnet, sier han.
Vi snakker altså om det motsatte av arbeid som krever skjønnsmessige vurderinger. Slikt mennesker er gode på.
Løsninger «rett ut av boksen»
De fleste som anvender RPA-løsninger bruker programvare «rett ut av boksen». Altså hyllevare, ikke løsninger som er utviklet eller tilpasset spesifikt for den aktuelle bedriften.
– Vi bruker selv et verktøy som heter UiPath, som er markedsledende, men det finnes mange andre store. Dette er i utgangspunktet forholdsvis enkle verktøy å ta i bruk, sier Ramsøy.
Han peker på HR, økonomi og regnskap som områder der det er lett å komme i gang, og der mange kan hente gevinster på dette. «Gevinster» da også i overført betydning.
– Det er lett å trekke frem de økonomiske perspektivene, som hastigheten og kvaliteten på arbeidet, samt lavere kostnader, sier Ramsøy. Robotene kan jobbe hele døgnet og gjør nesten aldri feil.
– Men det er vel så viktig at de fjerner mange av de kjedeligste arbeidsoppgavene. De lar ansatte bruke tiden sin på viktigere ting, som verdiskapende arbeid.
Ramsøy understreker likevel at det er viktig å se på RPA som ett av flere mulige verktøy i bedriftens forbedringsarbeid, ikke som en løsning i seg selv. Kanskje er det nyttig i en periode før en integrasjon blir tilgjengelig eller et verktøy blir oppgradert. Eller kanskje man gjør en kost/nytte-vurdering og finner ut at RPA ikke er riktig løsning for akkurat det behovet.
– Det er viktig å ha et godt grunnlag – en organisasjon som er opptatt av forbedring. Ta gjerne utgangspunkt i eksisterende prosesser, og se på dette som et tillegg til det, sier han.
Hjelp i hverdagen
Målet med det nye kurset som er utviklet av DigitalNorway i samarbeid med Statnett, er blant annet at de som tar det skal se mulighetene som finnes – og finne ut hvordan de kan ta dette videre i sin egen organisasjon.
– Vi kommer selv til å bruke kurset til å spre kunnskap internt i organisasjonen vår, slik at våre medarbeidere kan se gevinstene det kan tilføre deres avdelinger og seksjoner, sier Ramsøy.
Man trenger ingen kunnskap eller ekspertise på feltet fra før for å komme i gang.
Samtidig er det viktig at flere nå får øynene opp for denne teknologien og setter seg inn i mulighetene. Det er ikke til å komme utenom at flere og flere av arbeidsoppgavene mennesker gjør, kan og vil automatiseres.
– Men meningen med dette er ikke å ta fra folk jobbene sine, det er å ta vekk repetitive og kjedelige arbeidsoppgaver. RPA kan effektivisere måten vi jobber på, og lette arbeidshverdagen for folk flest, sier Ramsøy.
