PERSONVERNERKLÆRING

1. Innledning

Digital Norway – Toppindustrisenteret AS (heretter «Digital Norway» eller «vi«) er opptatt av å sikre ditt personvern. DigitalNorway behandler dine personopplysninger i samsvar med det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og GDPR.

Personvernerklæringen («Erklæringen«) inneholder informasjon om hvordan vi håndterer personopplysninger knyttet til deg når du samhandler med oss eller benytter deg av de produkter og tjenester som Digital Norway tilbyr. Vi behandler personopplysninger om deg som kontaktperson hos våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere/forretningsforbindelser, samt deg som er kursbruker, nyhetsbrevmottaker eller deltaker på noen av våre arrangementer eller nettverk.

For en nærmere beskrivelse av vår bruk av cookies, se her.

2. Behandlingsansvarlig

Digital Norway er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som beskrevet i denne Erklæringen. For kontaktopplysninger til Digital Norway, se punkt 8.

3. Vår behandling av personopplysninger

Digital Norway behandler personopplysninger om deg avhengig av hva slags relasjon du har til oss:

3.1 Som bruker av våre produkter og tjenester

Når du bruker våre tjenester, vil vi behandle personopplysninger:

For levering herunder forbedring av våre produkter og tjenester:
Når du inngår en avtale med oss om bruk av våre digitale kurstjenester som leveres av vår LMS leverandør Sana, vil du bli bedt om å oppgi brukernavn/e-postadresse, passord samt arbeidsgiver. Du må også samtykke til å bli en kursbruker av vårt LMS levert av Sana.

Når du benytter deg av våre produkter og tjenester vil vi også registrere din gjennomføringsstatus på kurs og kommunikasjon med oss. Det rettslige grunnlag for bruk av opplysningene være GDPR art. 6.1 bokstav b (avtale) og art. 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse). Som kursbruker, vil du få mulighet til å skrive inn egne refleksjoner, delta i polls eller ta stilling til påstander inne i kurset. Det er valgfritt om du skriver anonymt eller ikke. Hvis du ikke velger anonymt, vil ditt navn være synlig for andre kursbrukere.

I enkelte tilfeller vil Digital Norway opptre som felles behandlingsansvarlig sammen med andre partnere i forbindelse med leveransen av produkter eller tjenester. I slike tilfeller vil vi informere deg om dette når du melder deg på eller tar i bruk det aktuelle produktet eller tjenesten. Uavhengig av om Digital Norway opptrer som felles behandlingsansvarlig, vil dine rettigheter, som beskrevet i punkt 8, gjelde tilsvarende for slik behandling, og du kan alltid ta kontakt med oss for å utøve dine rettigheter.

For oppfyllelse av bokføringsloven og andre rettslige plikter:
Digital Norway er underlagt regnskaps- og bokføringslovgivningen som pålegger oss å lagre og evt. innrapportere opplysninger om våre kunderelasjoner. Det rettslige grunnlag for bruk av opplysningene er GDPR art. 6.1 bokstav c (rettslig forpliktelse).

For å ivareta sikkerheten og forhindre misbruk:
Vi registrerer bruk og forsøk på bruk av våre tjenester i våre IT-systemer for å forhindre og avdekke uautorisert tilgang til våre systemer, samt for å stoppe misbruk av tjenestene våre. Det rettslige grunnlag for bruk av opplysningene er GDPR art. 6.1 bokstav c (rettslig forpliktelse).

For markedsføringsformål:
Digital Norway vil kunne bruke kontaktopplysninger og opplysninger om din bruk av våre tjenester til direkte markedsføring hvis du er i et eksisterende, løpende kundeforhold med oss eller har samtykket til å motta slike henvendelser. Det rettslige grunnlaget for bruk av opplysningene til slike formål er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f og bokstav a. Dersom behandlingen baserer seg på samtykke, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke til behandlingen av personopplysningene. Dersom du ønsker å trekke tilbake samtykket, ber vi deg ta kontakt med Digital Norway som angitt nedenfor i punkt 4 og punkt 8.

For at Digital Norway skal kunne tilpasse innholdet i kommunikasjonen med deg, vil Digital Norway bruke og analysere de opplysningene du selv har oppgitt ved registrering (navn, e-postadresse, bedrift, stillingstittel og kurs- og arrangementshistorikk). Med bakgrunn i en slik analyse vil Digital Norway kunne målrette fremtidige henvendelser til deg basert på dine tidligere interesser eller dine antatte interesser i lys av din brukeradferd. Vi bruker ditt samtykke som behandlingsgrunnlag for å tilpasse kommunikasjon med deg via e-post og i digitale tredjepartskanaler. Du har alltid muligheten til å trekke tilbake ditt samtykke ved å endre på «dine preferanser» som er tilgjengelig nederst i e-postene du får tilsendt fra oss.

3.2 Som kunde- og leverandører eller samarbeidspartner

Når du kjøper, leverer eller bidrar i vårt tjenestetilbud, vil vi behandle personopplysninger:

For oppfyllelse og administrasjon av avtaler:
Når du eller virksomheten du opptrer på vegne av inngår en avtale med oss om kjøp/bruk av våre tjenester, vil du bli bedt om å oppgi kontaktopplysninger, herunder telefonnummer, e-postadresse og stilling, samt fakturadresse der det er relevant.  Du vil også kunne bli bedt om å fremlegge nødvendige fullmakter og identifikasjonspapirer som viser din tilknytning til virksomheten du representerer. Tilsvarende informasjon kan også bli etterspurt ved inngåelse av avtaler med leverandør- og forretningsforbindelser. Opplysningene brukes til å administrere kontraktsforhold og andre relasjoner. I begge disse tilfellene vil det rettslige grunnlag for bruk av opplysningene være GDPR art. 6 nr. 1, bokstav b (avtale) og art. 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse).

For oppfyllelse av bokføringsloven og andre rettslige plikter:
Digital Norway er underlagt regnskaps- og bokføringslovgivningen som pålegger oss å lagre og evt. innrapportere opplysninger om våre relasjoner til ulike tredjeparter. Det rettslige grunnlag for bruk av opplysningene er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse).

For markedsføringsformål:
Digital Norway vil kunne bruke kontaktopplysninger og opplysninger om kjøp av våre tjenester til direkte markedsføring herunder markedsundersøkelser hvis du eller virksomheten du representerer er i et eksisterende løpende kundeforhold med oss eller du har samtykket til å motta slike henvendelser. Det rettslige grunnlaget for bruk av opplysningene til slike formål er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse)og bokstav a (samtykke). Dersom behandlingen baserer seg på samtykke, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke til behandlingen av personopplysningene.  Dersom du ønsker å trekke tilbake samtykket, ber vi deg ta kontakt med Digital Norway som angitt nedenfor i punkt 4 og punkt 8.

4. Markedsføring

Digital Norway ønsker å informere om de produktene og tjenestene vi til enhver tid tilbyr, herunder om aktuelle nyheter og arrangementer mv. Målet vårt er å oppdatere deg med relevante læringstilbud som gir deg verdi. Slik markedsføring skjer blant annet via e-post til eksisterende kunder og andre som har samtykket til å motta markedsføringshenvendelser. Du kan registrere deg som mottaker av vårt nyhetsbrev via denne lenken.

Ved opprettelsen av et kundeforhold sender Digital Norway ut nyhetsbrev og annen markedsføring om de tjenester vi tilbyr. Du har mulighet til å reservere deg mot dette ved opprettelsen av kundeforholdet eller fortløpende så lenge kundeforholdet eksisterer.

5. Konfidensialitet og sikkerhet

For å sikre oss at behandlingen av dine personopplysninger skjer på en trygg og lovmessig måte, er det kun særskilte personer i Digital Norway som har tilgang til dine personopplysninger. Antallet ansatte med tilgang er begrenset til det som anses saklig og nødvendig og tilgangen er sikret.

Digital Norway vil ikke selge, distribuere, leie ut, lisensiere, dele eller videresende dine personopplysninger med andre selskaper og organisasjoner for kommersielle formål. DigitalNorway deler dine personopplysninger med tredjeparter i den grad det er nødvendig for å levere våre tjenester til deg, og vil i slike tilfeller iverksette de tiltak som kreves for å sikre dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernregelverk. Digital Norway vil ellers bare utlevere opplysninger i den grad vi er forpliktet til det i henhold til lov eller forskrift.

Vi har forsikret oss om at våre databehandlerne behandler personopplysningene i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder kravene i GDPR. For en oversikt over databehandlere til Digital Norway, se pkt. 10 i denne Erklæringen.

Personopplysningene vi har om deg vil kunne overføres til databehandlere etablert i land utenfor EU-/EØS-området («Tredjeland«) i tråd med gjeldende personvernregelverk. I den grad personopplysninger overføres til slike Tredjeland vil Digital Norway sørge for at det foreligger tilstrekkelige garantier i henhold til gjeldende personvernregelverk, herunder iverksette nødvendige tiltak for å sikre at dine personopplysninger håndteres sikkert og med beskyttelsesnivå tilsvarende den beskyttelse som tilbys innenfor EU-/EØS-området (jfr Schreems 2).

6. Varigheten av behandlingen

Personopplysninger vil ikke lagres lengre enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Personopplysninger i form av kontaktopplysninger og medlemsdetaljer vil bli slettet innen 5 år etter opphør av kundeforhold (personopplysninger som er tilknyttet korrespondanse rundt kontrakter, tjenesteytelser eller tilsvarende vil kunne oppbevares lengre). Dette gjelder likevel ikke dersom skriftlig samtykke til fortsatt lagring er innhentet, eller dersom vi har en rettslig forpliktelse til eller berettiget interesse av å oppbevare opplysningene. Opplysninger generert ved bruk av ulike produkter og tjenester som vi tilbyr vil bli ikke bli slettet, men vi vil fjerne din identitet slik at vi ikke lenger kan knytte disse opplysningene til deg.

7. Dine rettigheter

I den grad det følger av gjeldende personvernlovgivning, vil du ha rett til innsyn i, korrigering og sletting av personopplysninger som Digital Norway behandler om deg. Videre har du i noen tilfeller rett til å kreve at behandlingen begrenses, rett til å protestere mot behandlingen, og rett til å motta personopplysninger om deg selv og overføre disse til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet).

Enkelte personopplysninger om deg vil være tilgjengelig via din brukerkonto hos Digital Norway hvor du også har mulighet til å endre dine egne opplysninger.

Dersom du ønsker å utøve disse rettighetene, ber vi deg ta kontakt med Digital Norway som angitt nedenfor i punkt 8. Du har også rett til å klage over behandlingen til tilsynsmyndigheten (Datatilsynet).

8. Kontakt Digital Norway

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til denne Erklæringen eller hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du gjerne kontakte oss på e-post: post@digitalnorway.com

9. Endringer i Erklæringen

Digital Norway forbeholder seg retten til å endre og/eller oppdaterte denne Erklæringen. Alle endringer gjelder fra den dato den endrede/oppdaterte Erklæringen publiseres på nettsidene våre. De endrede/oppdaterte betingelsene vil gjelde både for behandlingen av allerede innsamlede opplysninger og for opplysninger som samles inn etter at oppdatert Erklæring er publisert.

Oversikt over databehandlere og databehandleravtaler

Generelt om bruk av Databehandlere  

Digital Norway Toppindustrisenteret AS («Digital Norway«) benytter ulike leverandører til å behandle data. 

Leverandører som har tilgang til data tilhørende Digital Norway i forbindelse med oppdrag, å inngå en databehandleravtale og hver enkelt konsulent må signere en personlig taushetserklæring, inntatt som vedlegg 4 til internkontrolldokumentasjonen. 

Signerte databehandleravtaler oppbevares av Daglig ansvarlig IT. 

Databehandlere:  

Intility AS – Drift av it-tjenester/systemer (skybasert), blant annet e-postsystem og lagring av dokumenter

Visma / Tripeltex – Økonomi og fakturasystem

Frontkom  – Drifter hjemmeside/CMS

Appfarm – Benyttes til kompetansekartleggingsverktøy

Microsoft Customer Insights Journeys – CRM og utsendelser

Sana – Leverandør og drift av kompetanseplattform/LMS