De beste tipsene for å lykkes med digitale workshops
Hjemmekontoret trenger ikke å være noen hindring for å jobbe frem de gode ideene i fellesskap.
Med en ny arbeidshverdag for mange, må arbeidsoppgaver og planlagte samlinger utføres på alternative måter – fra hjemmekontoret.
Selv om mange har måttet utsette eller avlyse planlagte møter, workshops og seminarer, er det heldigvis mye som kan gjennomføres digitalt. For med god planlegging og de riktige verktøyene har du alle forutsetninger for å lykkes.
– Fordelen med digitale workshops er at det gjør det mulig å delta, uansett hvor i verden du befinner deg. Det blir enklere å gjennomføre om du trenger deltakelse fra flere byer og land, fordi det minsker behovet for reiseutgifter og reisetid, forteller Marthe Trygg Solberg, senior UX- og interaksjonsdesigner hos Itera.
Til daglig sitter hun ute hos kunde, hvor hun er ansvarlig designer for et produktområde, med team i både Oslo og Bratislava. Solberg jobber blant annet med å optimalisere hvordan designerne jobber sammen på tvers av språk og land, og har mye erfaring innen digitale workshops.
Slik lykkes du med digitale workshops
Solberg trekker også frem at ved å holde digitale workshops får du digital dokumentasjon av workshopen med en gang, noe som korter ned eventuelt etterarbeid.
– Det utfordrer også oss som har jobbet med workshops tidligere til å tenke nytt og løse ting annerledes. Det gir nye perspektiver som jeg tror kan være med på å utvikle oss som fasilitatorer, sier hun.
Solbergs beste tips til å gjennomføre digitale workshops er først og fremst å sette av nok tid til forberedelser. Dette gjelder både det praktiske, som å forberede selve workshopen og aktivitetene i den, men også til å teste ut hvordan verktøyene fungerer.
– Spør gjerne en kollega om de får koblet seg til videorom og sjekk ut hvor lang tid det tar å gjennomføre en oppgave, for eksempel.
DETTE BØR DU GJØRE I FORKANT AV WORKSHOPEN:
- Utarbeid en tydelig hensikt, agenda og ønsket resultat som du deler med deltakerne både før og i starten av workshopen. Del informasjon som kan leses i forkant eller andre små oppgaver.
- Kartlegg hva som kan gjøres i forkant og etterkant, og hva som skal gjøres i workshopformatet – altså i en sesjon der alle er «på» samtidig.
- Juster workshopen etter deltakerne. Se på om dere kjenner hverandre eller ikke fra før av, om det er deltagere på tvers av profesjoner etc. Om man ikke kjenner hverandre fra før av, vil det for eksempel være fint å legge opp til en ice-breaker i starten hvor man også blir litt kjent.
- Ha klart et sted (digital «parkeringsplass») dere kan legge alt/notere det som ikke er direkte knyttet opp mot hensikt, ønsket resultat og agenda.
Gjenskap oppgaver digitalt
I fysiske workshops er det vanlig med ulike øvelser, hvor både post-it-lapper, whiteboards og brainstorming er involvert. Med gode forberedelser er det mye av dette som kan gjenskapes fra hjemmekontoret.
– Et tips til whiteboards er programmene Miro og Mural. Videre er Google Slides et godt tips. Her kan alle være inne samtidig, og med forarbeid kan alle ha hver sin slide hvor de legger inn sine bidrag. Ved å gjøre klar firkanter med farget bakgrunn får du post-it-følelsen.
Et annet alternativ er å ha workshops hvor alle tegner på papir hver for seg, tar bilde av det og poster på et felles digitalt sted som dere jobber ut fra videre.
Trenger dere å stemme over ting underveis i workshopen, kan dere bruke enten Slack eller Teams. De nevnte programmene Miro og Mural vil også gi deg mange muligheter for å stemme.
– I et mer digitalt «papirformat» som Google Slides kan alle kopiere opp et bilde av en stjerne som du «limer oppå» et alternativ, tipser Solberg.
– Det er også mulig å lage grupper der du påser at en som kan et bestemt tegneprogram på forhånd, blir ansvarlig for å visualisere et konsept i gruppa. Ved å bruke Sketch og dele skjerm, kan alle deltakerne få komme med innspill til konseptet. Figma er også et godt alternativ.
SLIK AKTIVISERER DU DELTAKERNE:
- Gi små oppgaver eller konkurranser med faste rammer som den enkelte skal gjøre innenfor en viss tidsramme. For eksempel: «nå har vi fem minutter på å gjennomføre aktivitet 1».
- Ha ferdiglagd materiale klart som deltakerne skal fylle ut. Det kan være å lime inn 4 inspirasjonsbilder i et rutenett, eller å fylle ut ideer i et tankekart hvor et par av boblene allerede har forslag
- La gjerne workshop-aktivitetene følge mønstre, slik at deltagerne raskere kan føle seg trygge på strukturen og vet hva som forventes av dem. Et eksempel på en slik struktur kan være at alle aktiviteter forklares i plenum, så individuell jobbing, deretter diskusjon i mindre grupper, og så deling i plenum.
- Ha individuelle oppgaver, slik at alle må delta.
Viktig å tenke på ved valg av program
Hva slags program dere velger å bruke for den digitale workshopen er avhengig av hvem som deltar og hvor mange dere er. Er deltakerne en gjeng som møtes bare denne ene gangen, er Solberg sitt beste tips å bruke programmer dere allerede er kjent med.
– Det er stor forskjell på å holde workshops blant kolleger, som til daglig bruker kjente plattformer, og workshops hvor du samler folk fra mange ulike bransjer, eller med ulike forutsetninger. Er det snakk om sistnevnte, kan du gjerne ha to alternativer og høre med gruppa hva de foretrekker, sier hun.
Hold deg oppdatert!
Følg DigitalNorway på Facebook, Twitter og LinkedIn – og meld deg på vårt ukentlige nyhetsbrev!
Er dere en gjeng som jobber sammen over tid, bør dere bruke programmer som potensielt løser «samhandling» utover selve workshoptiden.
– Hvor lenge dere skal jobbe sammen som en gruppe mener jeg også bør sette føringer for hva slags program dere bruker, da noen verktøy krever opplæring. Er det snakk om en totimers sesjon, hadde jeg holdt behovet for å installere programvare på et minimum.
– Vi bruker Miro en del, og synes det fungerer bra. Husk at det også er mange programmer som har prøveperioder som det bare er å benytte seg av.
Det er også viktig å ha en kommunikasjonskanal som kan brukes til ren kommunikasjon.
– Her ville jeg hatt to ulike, både en for «baseline»-kommunikasjon som Slack, og et videoverktøy med svært høy kvalitet om dere er mange deltakere.
– Vi har et eget opplegg der jeg jobber, men tester ut Whereby nå, blant annet. Mange bruker også Zoom og Google Hangouts, tipser Solberg.
TIPSTIPSENE FOR Å LYKKES MED DIGITAL WORKSHOP
- Ha en alliert som kan hjelpe til med det praktiske – alt fra digitalt utstyr til å ta skjermbilder, strukturere for at noe skal stemmes over eller lignende.
- Sørg for flere backup-løsninger dersom det skulle skje noe med det tekniske. Ha derfor gjerne mobil, penn og papir i nærheten om noe skal tegnes og den digitale løsningen virker kronglete.
- Forsikre deg om at alle har det de trenger før dere starter, som Slack-kanaler, en fungerende mikrofon og tilgang til Miro eller programmet dere skal bruke.
- Ta en tydelig fasilitatorrolle. Gi beskjed om tidsbruk og spør om folk er «on board» underveis. Øvelse gjør mester, så vær fleksibel og tålmodig.
- Organiser flere mindre aktiviteter underveis i workshopen som dere går gjennom og oppsummerer etter hver aktivitet.
- Utnytt de digitale fordelene. For eksempel kan alle poste et bilde av seg sammen med en triviafakta eller et inspirasjonsbilde til en løsning, som deles i oppstarten av en oppgave.
- Prøv å hold selve workshopen så kort som mulig. Møt hverandre heller i flere intervaller.
