Slik blir KI en praktisk støtte i HR-arbeidet hos Posten Bring

– Vi jobber med å standardisere, digitalisere og effektivisere ansattreiser og våre digitale HR-tjenester. Da er KI et viktig verktøy, sier Anne Haslestad Brun, direktør for HR Operations & Tech i Posten Bring.

Men for en stor HR-funksjon er det ikke gjort på et øyeblikk å ta i bruk kunstig intelligens.

– Vi kan ikke bare benytte KI på toppen av dataene våre uten å ta gjennomtenkte valg først.

Hun peker på at HR sitter på store mengder sensitiv informasjon om ansatte, fra medarbeidersamtaler og lønn til sykefravær og andre personaldata.

– Det betyr at vi må ha kontroll på dataene våre, og sørger for at vi bruker KI på en sikker og ansvarlig måte, forklarer hun.

KI-assistenter hjelper med å tolke lover og regler

Når grunnarbeidet er på plass, er Brun tydelig på at KI kan spille en viktig rolle i HR-arbeidet.

For Posten Bring handler det særlig om å forenkle administrative prosesser, frigjøre tid og gjøre det lettere å levere gode tjenester til ansatte og ledere.

– Vi har mye god erfaring med å automatisere regelbaserte oppgaver i senteret for shared services og med spesialiserte assistenter til konkrete oppgaver, sier Brun.

Shared services leverer support og administrasjon innen HR og lønn. Funksjonen forkortes gjerne til SSC, for shared services center.

Vil du høre mer om hvordan Posten Bring jobber med disse løsningene i praksis? Meld deg på tech-frokost her:

Noe utvikles lokalt, noe styres sentralt

I Posten Bring utvikles KI-løsninger på flere nivåer.

Ansatte med Copilot-lisens kan lage egne assistenter til bruk i egne arbeidsoppgaver, mens løsninger som skal tas i bruk bredere i organisasjonen styres mer sentralt.

– Når det gjelder agenter, har vi verktøy for å gjøre det selv, men dette er mer komplisert, og vi må koble på eksperter for å sikre at det gjøres på en god måte, sier hun.

Frigjort tid, men til hva?

På tech-frokosten kommer også Brun til å snakke om hvordan Posten Bring forholder seg til ny KI-funksjonalitet i systemer de allerede har tilgjengelig.

Det er nemlig ikke gitt at det bør være fritt fram for alle nye knapper, chatbotter og arbeidsflyter i eksisterende programvare, selv når det er snakk om kjente leverandører. Nye funksjoner må vurderes opp mot datakvalitet, sikkerhet, kostnad og faktisk verdi.

– Det viktigste er at teknologien faktisk gir bedre brukeropplevelser og at vi prioriterer det som gir verdi og effekt.

For å ha kontroll på det som koster og det som nytter, måler de gevinster.

– Vi ser at vi frigjør mye tid på automatisering av regelbaserte prosesser, sier HR-direktøren.

– Det er også viktig å være bevisst på hva den frigjorte tiden faktisk brukes til. Ofte betyr tid spart på administrative oppgaver mer tid til verdiskapende arbeid.

Nå kommer brukstilfellene

Responsen internt i organisasjonen beskriver Brun som preget av nysgjerrighet. Mange lurer på hva KI kan brukes til i egen arbeidshverdag og hvilke rammer som gjelder.

– Mange er nysgjerrige på hva som er mulig, og kanskje også på hva som er lov. Samtidig er det lett å bli stresset av alt det spennende som skjer, sier hun.

Derfor understreker hun at Posten Bring absolutt ikke er lengst fremme.

– Vi jobber som mange andre med å følge utviklingen tett, teste og lære.

Hun peker på at det lenge har vært krevende å få øye på de virkelig konkrete bruksområdene. Vel så krevende har det vært å sikre nok kapasitet og kompetanse til å satse på KI.

– Mye har handlet om automatisering og hverdagseffektivisering som møtereferater og enkle oppgaver, mens de større og mer relevante brukstilfellene først nå begynner å komme, sier Brun.

– Derfor tror jeg det er nyttig å dele erfaringer fra der man faktisk er.