Nytt verktøy gir teamene en bedre start: – Uklare mål er en av de største utfordringene

Team har blitt en selvfølgelig del av arbeidslivet.

Vi har prosjektteam, produktteam, lederteam og smidige team. Vi har team på tvers av fag, avdelinger og ansvarsområder – og mange deltar til og med med i flere ulike team samtidig.

Det er en god grunn til det. Stadig flere oppgaver krever at mennesker med ulik kompetanse jobber sammen i små enheter mot et felles mål.

Likevel sitter mange med den samme erfaringen om at teamarbeid fort kan bli uklart, med utydelige mål, flytende roller og unøyaktig bruk av tid og ressurser.

– Uklare mål er en av de største utfordringene i team. Da kan du ende opp med å jobbe med noe du tror er viktig, uten at teamet egentlig har blitt enige om det, sier Therese Egeland, professor i organisasjonspsykologi ved NHH.

Da blir det også vanskeligere å prioritere, fordele ansvar og forstå hvordan eget bidrag henger sammen med det teamet skal levere. Over tid kan det gå utover både motivasjon og kreativitet.

– Hvis jeg sitter med følelsen av at «det der kan noen andre gjøre», forsvinner også noe av opplevelsen av at mitt bidrag betyr noe. Dette er klassiske utfordringer vi ser i team, sier Egeland.

Løsningen på disse utfordringene har for stadig flere blitt verktøyet «Start Smart».

Forskning gjort om til et praktisk verktøy

«Start Smart» er utviklet av forskere ved NHH i samarbeid med AFF, et leder- og organisasjonsutviklingsmiljø tilknyttet NHH.

– Verktøyet bygger på flere års forskning på team og hva som skjer når mennesker skal finne formen sammen, forteller Egeland.

Hun og kollega Vidar Schei begynte å forske på oppstartsfasen i team etter å ha sett hvordan blant andre masterstudenter kunne famle når nye grupper skulle finne formen.

Forskningen pekte på noen grunnleggende spørsmål som team har nytte av å avklare tidlig.

– Hva skal vi få til? Hvem gjør hva? Hvordan skal vi jobbe sammen? Og hva trenger vi fra hverandre for at samarbeidet skal fungere?

Kunnskapen eksisterte først som forskning, råd og foredrag. Da AFF, som er det administrative forskningsfondet knyttet til NHH, senere skulle jobbe med team ved Universitetet i Bergen, oppstod ideen om å gjøre forskningen om til et verktøy som team kunne ta i bruk selv.

Hva skal vi egentlig få til?

Kort fortalt tar «Start Smart» teamet gjennom en strukturert workshop, bygget rundt noen grunnleggende spørsmål: Hvorfor finnes dette teamet? Hva skal vi oppnå?

Deretter konkretiserer teamet mål, roller og ansvar, arbeidsmåte og spilleregler. Bare det å få disse tingene tydelig frem kan ha stor verdi, ifølge Egeland.

– Teammedlemmene får en felles forståelse av hva de faktisk skal oppnå, hva hver enkelt har ansvar for og hvordan de ønsker å jobbe sammen. Dermed blir det også lettere å oppdage når ulike personer har gått rundt med helt forskjellige oppfatninger, sier hun.

– Hvis alle skriver forskjellige ting når vi spør hva målet er, har vi avdekket noe veldig viktig. Da vet vi at dette er noe teamet må bruke mer tid på, sier Egeland.

Poenget er altså like mye å avdekke hvor teamet er uenig, som å komme frem til ferdige svar der og da.

En annen del av prosessen handler om menneskene i teamet. Hver deltaker lager en slags personlig bruksanvisning: Hva er styrkene mine? Hva kan jeg streve med? Hva irriterer meg i samarbeid med andre? Hva trenger jeg fra teamet?

– Når du byr litt på deg selv og viser sårbarhet, blir det lettere å dele ting og stille kritiske spørsmål senere. Det bygger psykologisk trygghet, sier Egeland.

Brukes fra kirken til tech-selskaper

Siden lanseringen har «Start Smart» blitt lastet ned rundt 50 000 ganger.

Egeland forteller at verktøyet brukes i svært ulike miljøer: kirker, teknologiselskaper, kommuner, direktorater, departementer, banker og utdanningsinstitusjoner.

– Det er egentlig overalt. Folk bruker det i ledergrupper, prosjekter, digitale team og mange andre sammenhenger, sier hun.

Harald Engesæth, avdelingsdirektører i AFF, tror «Start Smart» har blitt såpass populært fordi det kombinerer lav terskel med høy verdi.

– Det er enkelt å forstå, enkelt å ta i bruk og gir raskt noe konkret tilbake til teamet. Det er rett på sak, uten omveier via tester, og inviterer deltakerne til å snakke om egne erfaringer, behov og forventninger, sier han.

Setter fart på teamene i Mattilsynet

Mattilsynet er blant virksomhetene som har tatt «Start Smart» bredt i bruk.

I forbindelse med en større omorganisering skulle mange ansatte raskt i gang med å jobbe i myndiggjorte team basert på smidige prinsipper. «Start Smart» ble en del av verktøykassen for å få de nye teamene godt i gang.

– I 2025 gjennomførte vi over 100 «Start Smart»-økter i hele organisasjonen. Vi har brukt «Start Smart» både fysisk og digitalt, med gode erfaringer fra begge formater, sier Amalie Steineger, seniorrådgiver for kompetanse i Mattilsynet.

For Mattilsynet har en viktig del av verdien vært å få de grunnleggende samtalene tidlig.

– Den største verdien er at teamene tidlig får snakket om oppdraget sitt, avklart forventninger og blitt enige om hvordan de skal samarbeide om å levere resultater. Det gir et godt grunnlag for videre samarbeid og en god start på arbeidet med psykologisk trygghet, sier Steineger, og legger til:

– Samtidig er vår erfaring at effekten blir størst når «Start Smart» brukes som starten på en prosess, og følges opp gjennom videre refleksjon, teamutvikling og jevnlige samtaler i teamet.

Får frem flere enn de som snakker høyest

Et annet viktig grep ligger i selve måten workshopen gjennomføres på. Deltakerne veksler hele tiden mellom å tenke individuelt og å dele med resten av teamet.

Ifølge Egeland viser forskning at én til to personer ofte står for rundt 70 prosent av praten i et team.

– Det er veldig lett at de samme menneskene dominerer samtalen. Når alle først får tenke selv, og så deler i plenum, får du frem langt flere stemmer. Det er en viktig del av metodikken.

Det gjør også noe med kvaliteten på diskusjonene. Flere får tid til å formulere egne vurderinger før samtalen starter, og teamet får tilgang til perspektiver som ellers lett kan forsvinne.

Fungerer også som en restart

Selv om «Start Smart» opprinnelig ble utviklet med tanke på oppstart av team, brukes verktøyet også mye av team som allerede har jobbet sammen en stund. Da fungerer det som en slags restart, sier Egeland:

– Du får en check-in på hvor teamet står. Er vi på samme side om ambisjonen vår? Har vi samme forståelse av målet? Er det tydelig hvem som gjør hva?

Hun forteller blant annet om et team der deltakerne hadde kjent hverandre i ti år. Da de gikk gjennom den personlige bruksanvisningen, oppdaget flere helt nye sider ved kollegaene sine.

– Arbeidsoppgaver, mennesker og rammebetingelser endrer seg, og en ansvarsfordeling som fungerte for ett år siden kan ha behov for en ny gjennomgang. Med «Smart Start» får de anledning til å justere kursen.

Digital Norway deler verktøyet og beste praksis

Digital Norway har nå gjort «Start Smart» tilgjengelig i sin læringsplattform. Her er metodikken gjort tilgjengelig som et digitalt læringsløp som virksomheter kan ta i bruk.

– Vi ønsker å gjøre forskningsbaserte verktøy som «Start Smart» tilgjengelige for flere, fordi de svarer på et behov som blir stadig viktigere i arbeidslivet, sier Christine Hassel Kristoffersen, fagansvarlig for kompetanse i Digital Norway.

– Hvordan lykkes vi med samarbeid i teamet på tvers av fagområder, nye arbeidsprosesser og i en arbeidshverdag der KI-assistenter i økende grad blir en del av laget?

– «Start Smart» gir et konkret og praktisk utgangspunkt for å bygge gode team og godt samarbeid. Derfor er vi svært glade for muligheten til å videreføre og tilby verktøyet, slik at enda flere kan ta det i bruk, sier Kristoffersen.

Test ut og les mer om «Start Smart» her: