Mattilsynets ambisiøse endringsreise

Da Mattilsynet gikk inn i Digital Norway i begynnelsen 2023, var de midt i en storstilt satsing på digitalisering av utviklingsavdelingen.

De skulle bygge smidige teknologiteam, bygge opp system for elektroniske eksportsertifikater og dra nytte av automatisering.

Nå, snart to år siden sist vi pratet med Mattilsynet, har mange av satsingene båret frukter, ikke minst innen områdene som tidligere var mest manuelle og tidkrevende.

– På seks måneder har vi gått fra å være blant de dårligste i Europa til å bli ledende innen digitalisering av plantesunnhetssertifikater, sier Petter Hallerby, seksjonssjef for plattform og infrastruktur.

– Nå reiser selv tilsynsmyndighetene i Nederland, et land som har bygget mye av sin økonomi rundt eksport av tulipaner, til Norge for å lære om automatisering av plantesertifikater.

Ikke bare omstrukturering av organisasjonskartet

Dette er bare ett av mange eksempler på gevinster de har realisert, takket være måten utviklingsavdelingen har organisert seg på – fra å være prosjektbasert, til å bli produktorientert.

Men det stopper ikke der.

– Nå er vi i ferd med å ta erfaringene fra utviklingsavdelingen videre ut i hele Mattilsynet, sier Hallerby.

I praksis innebærer dette en større endringsreise og en stor omlegging av arbeidsmetoder.

For å forstå hva det egentlig er snakk om, skal vi ta en nærmere titt på hva som egentlig har skjedd i utviklingsavdelingen de siste årene.

Fra prosjekt til produkt

La oss skru tiden flere år tilbake: Til den tid der utviklingsavdelingen bar preg av tradisjonelle organisasjonsstrukturer, med alt det innebærer av hierarkiske systemer og prosjektbaserte prosesser.

– Vi, som så mange andre, har måttet leve med mye dobbeltarbeid, interne prosesser og en struktur der oppgaver ble bestilt og levert i tradisjonelle prosjekter. På den måten er det mange som må godkjenne og rapportere, men lite eierskap ute i organisasjonen, sier Hallerby.

Fra å være strukturert i klassiske avdelinger etter hierarkiske strukturer, organiseres nå avdelingen i tverrfaglige og myndiggjorte team.

Målet har vært å kunne bevege seg raskere, reagere kjapt på endring, fullt ut dra nytte av digital teknologi – og dreie fokuset mot gode løsninger for brukere, inspektører og samarbeidspartnere.

– Dette handler om å gi folk mer kontroll og redusere kompleksiteten i organisasjonen. Teamene skal bli mer robuste og fokuserte, med tydeligere ansvar og bedre samarbeid.

Utviklingsavdelingen består nå av 16 produktteam og 10 plattform- og støtteteam som jobber på tvers av fagdomener.

Digitaliserte på seks måneder

Allerede har denne måten å jobbe på høstet betydelige gevinster, blant annet med digitaliseringen av plantesertifikater som ble nevnt innledningsvis.

Plantesertifikater er dokumentasjon som følger med planter som importeres til Norge, og som bekrefter at de er fri for skadedyr og sykdommer. Tidligere var dette en tungvint og delvis manuell prosess.

– Vi fikk sertifikatene digitalt fra andre land, men manglet systemer for å behandle dem elektronisk. Det førte til mye dobbeltarbeid, mindre oversikt og risiko for feil, forklarer han.

På bare seks måneder digitaliserte planteteamet hele prosessen. Inspektørene fikk umiddelbar tilgang til oppdatert informasjon, manuelle oppgaver ble automatisert, datakvaliteten økte – og kontrollen med hva som faktisk kommer inn i landet ble langt bedre.

Dette har skapt interesse på tvers av andre tilsynsmyndigheter i Europa, og flere, deriblant Nederland, reiser til Norge for å lære av det norske Mattilsynet.

Les mer om dette prosjektet hos Digitaliseringsdirektoratet.

Mer tid på fag, mindre på papirarbeid

Et annet eksempel er arbeidet med eksportsertifikater.

All mat som eksporteres fra Norge må godkjennes av Mattilsynet gjennom sertifikater som oppfyller kravene i mottakerlandet.

– For få år siden utstedte vi rundt 60 000-70 000 slike sertifikater i året. Nå ligger tallet på over 110 000, et tall som bare øker.

For å håndtere veksten har Mattilsynet utviklet en fleksibel, automatisert eksportløsning og innført full elektronisk utveksling av sertifikater, lansert i mai 2023.

Denne løsningen gjør at mange prosesser nå går automatisk, slik at saksbehandlere kan bruke mer tid på fag og mindre tid på papirarbeid.

– Målet er at alle eksportsertifikater skal være klargjort for elektronisk utveksling i løpet av 2026. Det betyr at alle land som ønsker det, og som har kapasitet til å håndtere det, kan motta dem elektronisk.

– Som en startup i offentlig sektor

En sentral utfordring har handlet om hvordan Mattilsynet har jobbet med å sette retning og gi teamene reelt handlingsrom.

– Vi jobber med teamoppdrag. Hvert team får en kort visjon og et konkret oppdrag som snevrer inn prioriteringen i et ellers bredt domene. Teamet velger hvordan oppdraget løses og setter egne mål for perioden.

– Å jobbe i produktteam hos oss er som en startup i offentlig sektor: små team på fire til ni personer, frihet i teknologivalg innenfor anbefalinger og plattform, stort handlingsrom og innenfor trygge rammer, sier Hallerby.

Det kanskje mest interessante er hvordan teamene forankres i organisasjonen. Hvert produktteam har minst én sponsor fra direktørgruppen.

– Sponsorene er ikke bestillere, men støttespillere. De skal hjelpe teamet med å fjerne hindringer, sikre forankring og sørge for at de har rammer og ressurser til å lykkes.

Slik forankres også oppgavene hos toppledelsen, og man går bort fra tradisjonell bestiller-leverandør-dynamikk.

Skal ut i hele Mattilsynet

Men det som til nå har skjedd i utviklingsavdelingen, er bare begynnelsen. Nå skal prinsippene skaleres ut i hele Mattilsynet.

– Vi bygger opp en muskel for å jobbe smidig i hele organisasjonen, noe som gjør oss i stand til å agere eller tilpasse oss endringer raskere, sier Ingunn Gråbergsveen, seksjonssjef for forretningsutvikling i Mattilsynet.

1. mai i år gikk Mattilsynet fra fem geografiske regioner til fire tilsynsdivisjoner rettet mot de ulike brukergrupper. På tvers av hele tilsynet etableres det nå rundt 120 myndiggjorte team.

– Så vidt vi vet, er det ingen andre statlige virksomheter som har gjort dette i samme skala, sier hun.

Kan oppdage hendelser tidligere

Når Mattilsynet skalerer opp satsingen på myndiggjorte team, handler det om å kunne hente ut ytterligere gevinster knyttet til digitalisering, automatisering og bedre bruk av data på tvers av virksomheten.

– Ved å bruke data smartere kan vi for eksempel prioritere tilsyn der risikoen er størst, og oppdage sammenhenger som ikke er synlige med manuelle metoder, sier Gråbergsveen.

Det samme gjelder beredskap. Mattilsynet håndterer 200-300 hendelser i året, som fugleinfluensa og dyresykdommer. Når data om smitte, dyrehold og geografi kobles sammen, ser de raskt hvor utbruddet er og hvem som må varsles.

Det åpner også for helt nye måter å planlegge arbeidet på – som ruteoptimalisering. I stedet for at inspektører må reise langt mellom enkelttilsyn, kan data brukes til å samordne oppdrag slik at flere kontroller gjennomføres på samme runde.

Det kan spare tid, penger og utslipp – og gir mer tid til faglig oppfølging der behovet er størst.

Samtidig skal Mattilsynet framstå mer samlet utad: like virksomheter skal behandles likt, mens ulike næringer får oppfølging tilpasset sitt behov.

– Det gir en mer enhetlig forvaltning og en tettere, mer strategisk dialog med aktørene i hele matkjeden.