6 ting som ødelegger møtet – og hvordan fikse dem
Dårlige møter ødelegger for å bygge gode relasjoner og samarbeid. Lær beste praksis i webinar med DigitalNorway og Cisco den 3. mai.
Det er ikke lenger kontorets fire vegger som setter rammene for hvor vi arbeider. Vi kan sitte i møter hele dagen uten å sette føttene i et møterom.
I stedet kan vi delta hjemmefra, eller fra «det tredje kontoret» – hvor som helst hvor det finnes arbeidsro, strøm og internett.
Det gir større frihet og fleksibilitet i hverdagen. Men medaljen har en bakside.
Når møter foregår hybrid eller digitalt, er hver enkelt deltaker ansvarlig for hvordan de møter opp. Det er en rekke ting som kan ødelegge møtet for alle – som ikke bare gjør det slitsomt å henge med, men som gjør det vanskeligere enn før å bygge tillit, nærhet og gode relasjoner.
Her er seks av de vanligste feilene mange gjør. Og hvordan du kan unngå dem.
Delta på gratis webinar 3. mai for å lære mer om hvordan dere best gjennomfører hybride møter!
Event
Webinar: Den hybride arbeidshverdagen – de praktiske triksene og den gode kulturen
Den nye arbeidshverdagen byr på noen nye utfordringer for både ansatte og ledere. I dette webinaret gir vi konkrete tips for å fremstå enda proffere, med det tekniske utstyret du har. Vi skal også snakke om hvordan det er å lede i den nye arbeidshverdagen.
1. Vi opplever ikke øyekontakt
Kommunikasjon mellom mennesker består ikke bare av ordene vi sier. Vi bruker også øynene. Vi er mestere i å lese ansikter. Selv mikroskopiske bevegelser og nyanser i ansiktsuttrykk kan bære mye mening.
Du bør derfor plassere både kameraet ditt, og vinduet med de andre deltakerne, slik at dere i størst mulig grad ser rett på hverandre.
Bruk et eksternt webkamera eller et stativ til laptopen for å få kameraet opp i øyehøyde, eller bittelitt over. Så plasserer du vinduet med videosamtalen så nært kameraet som mulig på skjermen.
Disse enkle grepene kan gjøre underverker for å redusere opplevd avstand i videomøter – gjennom et mer naturlig perspektiv og bedre øyekontakt.
2. Motlys setter deg i skyggen
Det hjelper ikke om de andre deltakerne ser rett på deg, hvis alt de ser er en mørk skygge.
Når du jobber på farten, kan du bli bevisst på å plassere deg slik at det finnes vinduer og/eller lamper som lyser opp ansiktet ditt.
Det gjelder selvfølgelig også på kontoret og hjemmekontoret.
Unngå å sitte rett under en spot, som vil gi lite flatterende lys. Vinduer bak deg vil på sin side gi motlys og sette deg i skyggen. Sørg i stedet for en god, varm lyskilde foran deg. Det er også fint med lys som kommer litt fra siden.
3. Lyd og bilde er ikke synkronisert
Både internettforbindelsen, høyttalere og mikrofoner spiller inn på lydkvaliteten i et møte. Hvis en eller flere av disse ikke holder mål, ender en typisk med tynne, metalliske stemmer, hakking og lyd som er ute av synk med videoen.
Da vil du ubevisst jobbe mye hardere for å følge med på det som blir sagt – og det blir både utmattende og øker den opplevde avstanden.
Det enkleste du kan gjøre for å sørge for at lyd og bilde er synkronisert, er å sørge for tilstrekkelig med båndbredde – og koble maskinen til et kablet nettverk. Det gjelder alt utstyr som brukes til sanntid lyd- og videokommunikasjon.
WiFi introduserer noen ekstra unødvendige variabler som kan forringe kvaliteten på lyd og video – selv om det er god dekning.
4. Det er utmattende med dårlig lyd
Vi kaller det videomøter, og vi har understreket hvor viktig det er med godt lys og øyekontakt. Med det aller viktigste ved videomøter er lyden.
En god mikrofon – enten ekstern, eller innebygget i et godt, kablet headset – vil kunne gi et stort kvalitetsløft på interaksjonen med andre. Bruker du profesjonelt videokonferanseutstyr, vil en god mikrofon være inkludert eller innebygget.
Rommets akustiske egenskaper er også veldig viktige for lydkvaliteten. På hjemmekontoret er det fint om kontorplassen er omgitt av gardiner, tepper, stoffmøbler og så videre.
Da unngår du at gulv og vegger blir for «harde», og du får mindre romklang.
Hvis du kjører lyd ut via høyttalere, må du sørge for at disse ikke legger til noe ekstra forsinkelse – eller i verste fall gir ekko.
5. Ikke alle ser og blir sett
Med riktig oppsett er det fullt mulig å lykkes med hybride møter, der noen er fysisk til stede i møterommet og andre deltar digitalt. Men da kan ikke de som er med digitalt, delta via en laptop plassert midt på bordet.
I et hybrid møterom bør dere ha en utforming på rom, bord og skjermer som sørger for at alle ser og blir sett. Bordet bør ideelt sett ha en trekantform, med den spisse enden i motsatt side av skjermen og kameraet. Da vil alle i rommet både se hverandre og skjermen, samtidig som hver og en av dem enkelt blir sett av de som deltar digitalt.
I tillegg bør dere ha én skjerm for å se møtedeltakerne, og en annen for å se det som presenteres.
De som deltar på video må kunne bli sett selv om det holdes en presentasjon. Også på hjemmekontoret er det en fordel med to skjermer, for å kunne se en presentasjon og egne notater uten å miste de andre deltakerne av syne.
Det hybride møterommet bør dessuten ha kameraer som aktivt tolker situasjonen i rommet og setter den som snakker i fokus. Og alle de andre tipsene gjelder selvsagt også her – med for eksempel et godt kamera og gode mikrofoner, tilstrekkelig god akustikk og egnet belysning.
6. Det er et mareritt å koble seg opp
Å bli med i et videomøte fra sin egen maskin har etter hvert blitt veldig lettvint. Det kan være verre på kontoret, der en skal koble seg opp på eksternt møteromsutstyr.
Møteromsutstyret bør være tett integrert med kalenderinvitasjoner og systemer for rombooking.
Setter dere opp dette smart, er det bare å trykke «Start møtet» for å koble seg opp – uten det faste innslaget av fem minutter på knoting, kabler og innstillinger før alt av lyd og bilde er satt opp riktig.
Husk at du vil bli invitert til møter av samarbeidspartnere, underleverandører og kunder. Møteromsløsningen må fungere like godt med alle de forskjellige digitalmøteplattformene – ikke kun den du selv har valgt.
Gjør en kameratsjekk
Noen ganger er du ikke klar over at du har for dårlig video, feil kameravinkel, dårlig lyd, og så videre – hvis ikke noen i «andre enden» påpeker det.
Derfor: Ta en «kameratsjekk» med en kollega før et viktig møte, og bygg kultur for å si ifra og gi tilbakemeldinger til kollegene dine på disse tingene.
Da er du på god vei til å bidra til langt bedre møter – og en arbeidshverdag der vi kan nyte den nye friheten og fleksibiliteten uten å at det går på bekostning av relasjonene og samarbeidet med dem rundt oss.
Event
Webinar: Den hybride arbeidshverdagen – de praktiske triksene og den gode kulturen
Den nye arbeidshverdagen byr på noen nye utfordringer for både ansatte og ledere. I dette webinaret gir vi konkrete tips for å fremstå enda proffere, med det tekniske utstyret du har. Vi skal også snakke om hvordan det er å lede i den nye arbeidshverdagen.
