8 tips for å lykkes med digitale arrangementer og foredrag

Foto: Privat

Det er lettere enn noensinne å dele kunnskap med mange over nett. Her er tipsene til hvordan du best arrangerer et webinar – og verktøyene som anbefales å bruke.

Koronaviruset som herjer har skapt begrensninger og store utfordringer for svært mange bedrifter. Heldigvis er vi mange som kan jobbe hjemmefra og gjennomføre arbeidsdagen vår digitalt.

Med andre ord er det gode muligheter for at de planlagte arrangementene og foredragene som var lagt inn i kalenderen kan gjennomføres likevel. Her får du tipsene til hvordan.

Slik gjennomfører du digitale arrangement og foredrag

Tross alt, så lever vi heldigvis i en digital verden som gjør at mye kan løses og gjennomføres fra kontorstolen hjemme. Nå ser flere på muligheten for å streame planlagte arrangementer via webinarer fremfor å avlyse eller utsette.

Dette er et webinar

  • Et online event med en taler/foredragsholder som gjerne lærer noe bort til et publikum.
  • Et webinar gjør det mulig å lære bort noe til en gruppe mennesker (et ubegrenset antall, litt avhengig av program) uten å være i samme rom.
  • Et webinar er veldig praktisk i situasjoner hvor man ikke har mulighet til å møte opp til et spesifikt lokale eller møtes ansikt til ansikt.

Kilde: Amina Mujnovic, marketing coordinator i Meltwater Norge

– Krisen vi er i nå kom veldig uforventet, men det er viktig å huske på at vi kan nå ut til hverandre uansett. Streaming gjør det lett å lære av hverandre og kommunisere – selv om vi ikke møtes ansikt til ansikt, forteller Amina Mujnovic, marketing coordinator i Meltwater Norge – et medieovervåkingsselskap som jevnlig arrangerer webinarer.

– I tillegg gjør streaming det mulig å nå ut til mange flere over hele landet. Det gjør det lettere for andre å bli kjent med merkevaren og budskapet ditt, sier hun.

For å lykkes med arrangementer og foredrag digitalt mener Mujnovic det er to ting som er ekstra viktig:

  1. Forbered alt godt i forkant og sørg for god kommunikasjon

– Ha en landingsside og skjema klart. Det er viktig at de som ønsker å melde seg på får riktig informasjon og link til webinaret ditt – ikke glem å sende ut påminnelser. Dersom du skal ha en taler på webinaret, er det viktig å holde de i loopen på alt som foregår, og ikke minst vise dem hvordan webinarprogrammet ditt fungerer.

  1. Sørg for god internettforbindelse og verktøy

– Pass på at internettforbindelsen din er god og har optimal ytelse. Videre bør du ha et godt kamera, mikrofon og program som kan sende foredraget live. Ved å bruke et program som viser både deg og eventuelle slides er å foretrekke, og gir seerne mulighet til å stille spørsmål.

Slik lykkes du med webinar

Om du er nybegynner på webinar-fronten, har Mujnovic mange gode tips til hvordan du lykkes. Først og fremst kan du gjerne samarbeide med noen, dele ideer og skape noe kult sammen. Videre er tipsene hennes som følger:

  1. Book en interessant taler, eller snakk om noe interessant. Her er det viktig å vite hvem målgruppen er, hvem du ønsker å nå ut til og vite hva du snakker om.
  2. Inviter mennesker du vet får nytte av dette webinaret. Det er bedre å ha få nøkkelpersoner påmeldt, enn mange som ikke «bryr seg».
  3. Sørg for god kommunikasjon og markedsføring av webinaret.
  4. Finn en god dato og tidspunkt. Det viser seg at webinarer fungerer best fra tirsdag-torsdag mellom 9:00-13:00.
  5. Lag en test eller kopi av webinaret før det går live, slik at du vet at alt fungerer som det skal.
  6. Ha et godt program som gjør det mulig for deg å få frem budskapet ditt og som er lettvint å bruke både for deg og seerne. Test gjerne ut flere programmer i forkant.
  7. Inkluder spørreundersøkelser på slutten av webinaret ditt for å vite hva du gjorde bra og hva som kunne blitt gjort bedre.
  8. Husk at et webinar går ikke alltid like «smooth», så om noe går galt kan du forutse det til neste gang. Øvelse gjør mester.

Webinar-programmene som anbefales

Det finnes et hav av verktøy som kan hjelpe deg til å gjennomføre arrangementer og foredrag digitalt via webinar. I Meltwater hvor Mujnovic jobber, har de i mange år brukt programmet ON24.

Hold deg oppdatert!

Følg DigitalNorway på FacebookTwitter og LinkedIn – og meld deg på vårt ukentlige nyhetsbrev!

– Programmet samhandler med de andre programmene vi bruker. Via ON24 får vi god oversikt over hvem som har deltatt og hvor lenge, og det er enkelt å få innsikt.

Videre anbefaler Mujnovic Google Hangouts. Dette er et program alle kan bruke via en link, men en ulempe er at du ikke har kontroll over hvem som har deltatt dersom du ikke teller og går gjennom dette manuelt.

– Derfor er Google Hangouts best egnet for møter og foredrag. Et tredje tips til webinar-program er Livestorm. Det er enkelt å ta i bruk og gir god innsikt og analyse på deltakerne. Det er bra å bruke for online arrangementer og foredrag, forteller Mujnovic.

Om du har flere spørsmål om hvordan gjennomføre et webinar, kan du nå Amina Mujnovic her .

Om DigitalNorway:

DigitalNorway ble stiftet for å få fart på digitaliseringen av norsk næringsliv. Det gjør vi gjennom å tilby digital kompetanseheving til bedrifter og ansatte. I tillegg jobber vi med å tilrettelegge for at alle bedrifter i Norge skal ta del i den datadrevne økonomien.