Produktivitetsplattform

Produktivitet og samhandling

person using phone and laptop
Foto: austindistel/Unsplash.com

Alle bedrifter trenger et grunnleggende verktøy som håndterer e-post, dokumentbehandling, fildeling og -lagring med mer. Det finnes flere måter å løse dette på, men det blir mer og mer vanlig å velge en «totalpakke» med verktøy som løser alle disse behovene. Da er det er mulig å legge på tilleggstjenester dersom det skulle være behov for det.

Disse totalpakkene kalles ofte for produktivitetsplattformer.

Office 365 og G Suite

De to største og mest populære produktivitetsplattformene (totalpakkene) er Office 365 (Microsoft) og G Suite (Google). Disse er gode på alt fra brukervennlighet og funksjonalitet til sikkerhet og stabilitet.

Prosessen med å velge riktig plattform bør begynne med en kartlegging, for å etablere en forståelse av både bedriftens og de ansattes behov.

Noen relevante spørsmål blir da: Hva er viktigst for dere? Raskt og effektivt samarbeid – eller avanserte funksjoner? Bruker dere den mest avanserte funksjonaliteten i O365, eller er det tilstrekkelig med G Suite sin funksjonalitet?

Hva inneholder «totalpakkene»?

Office 365 fra Microsoft er godt kjent og inneholder verktøy som f.eks. Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Skype, OneDrive, Sharepoint, Teams og mange andre. Disse kommer som programmer eller apper som kan installeres på enheten din, men disse jobber tett mot nettskyen og kan åpnes rett i nettleseren din.

G Suite fra Google er litt mindre kjent, men veldig populær blant små og mellomstore bedrifter. Her finner vi verktøy som Gmail «for bedrifter», Google Docs, Slides, Sheets, Meet, Google Drive og mange andre. Disse er i langt større grad skybaserte, og brukes gjerne via en nettleser (men finnes også som egne apper).

Utnytter du mulighetene i lisensene dine?

I forrige steg, om fagsystemer, snakket vi om å utnytte lisensene dere allerede har og betaler for. Det gjelder like fullt her hvor vi snakker om produktivitet og samhandling.

La oss ta et par konkrete eksempler fra Office 365 – bruker du disse?

OneNote er et av basisprogrammene til Microsoft, og også et av de aller mest nyttige. Her er det enkelt å organisere notatene dine slik at du enkelt finner tilbake til dem. I tillegg kan du redigere dem og fremheve det viktigste, og dele notater og samarbeide med andre

Kaizala er en app som er integrert med Office 365 og kompatibel med både iOS og Android. Appen gjør det mulig for kollegaer å kommunisere trygt rundt oppgaver på farten. Det er en god plattform for formidling av arbeidsoppgaver samt sikker deling av filer og dokumenter

Sett sammen din egen løsning

Et alternativ til en produktivitetsplattform er å ha mange forskjellige leverandører og sette sammen en egen «pakke» med verktøy og løsninger. Det kan være en kombinasjon av e-post fra domeneleverandør, en filserver eller Dropbox, gratisprogrammer for dokumentbehandling og et verktøy for videomøter.

Dette kan fungere bra for noen, men de fleste er tjent med å bruke en totalpakke som «gjør alt». Dette har også klare sikkerhetsfordeler, da det er lettere å holde styr på brukere, kontoer, tilganger og passord.

Se disse videoene for å lære mer om hvordan sette opp G-suite eller Office 365. Lær også mer om hva som er forskjellen på G-suite og Office 365.

Vil du lære mer om dette? Frend har laget denne videoserien om Digital samhandling fra, og en kort innføring og 20 tips i Teams.