Prosjektstyring og oppgavestyring

Prosjektstyring og oppgavehåndtering

people sitting on chair with brown wooden table
Foto: villxsmil/Unsplash.com

Prosjektstyring og oppgavehåndtering har lenge vært gjort på alt fra Post-it-lapper til notatblokker og Excel-ark. Det kan fungere fint! Men det kan også bli uoversiktlig og krevende, spesielt hvis det er flere som jobber sammen – og ikke minst hvis dere jobber fra forskjellige lokasjoner.

Digitale verktøy kan ofte gjøre dette mye mer effektivt.

Hvordan fungerer digital oppgavestyring?

Se for deg at du skal i gang med et nytt prosjekt sammen med et team på fem personer. For å sikre at ting går etter planen, ønsker du enkelt å delegere oppgaver til de andre, sette deadlines, se fremdrift, og se hvilke oppgaver de andre holder på med. I tillegg ønsker du at en automatisk varsling blir sendt til de teammedlemmene som ikke overholder fristen. Høres effektivt ut, ikke sant?

Alle disse behovene kan enkelt bli løst ved å ta i bruk et egnet prosjekt- og oppgavestyringsverktøy.

Forskjellige typer verktøy – avhengig av ditt behov

Hensikten med oppgavestyring er å sikre fremdrift og effektiv drift i de oppgavene du har ansvar for. Likevel vil det være forskjellige behov for type verktøy avhengig av hvor kompleks oppgaven som skal løses er.

De enkleste verktøyene er like enkle som delte «to-do-lister», og de mest avanserte verktøyene har nok funksjonaliteter til å kunne styre alt i store prosjekter.

Mulige verktøy er: Trello, Wrike, Notion, Smartsheet, Asana, Basecamp, Jira, Projectplace, Microsoft Planner, Microsoft Project.

Helene er prosjektleder for bedriftens nye nettsider

Helene er ansvarlig for å få på plass nye nettsider for bedriften sin, et lite PR-byrå. Mens det er et eksternt selskap som står for selve utviklingen, er det opp til Helene å sørge for at sidene blir bygget opp slik bedriten ønsker, at de får funksjonene de trenger, og at alt av tekster, bilder og annet innhold kommer på plass.

For å holde styr på prosjektet, velger Helene å bruke Trello, et verktøy som finnes både som app og nettside. Tenk på det som en korktavle med digitale, interaktive Post-it-lapper.

I Trello oppretter Helene en egen tavle for nettsideprosjektet, der hun kan legge til et kort (altså en «Post-it-lapp») for hver enkelt oppgave. Kortene sorterer hun i følgende kolonner: Ideer, Planlagt, Bestilt, Til godkjenning, Ferdig og Arkiv.

Hun kan enkelt flytte kortene ved å dra og slippe dem i den kolonnen de til enhver tid hører hjemme. Inne i hvert kort kan hun legge inn en beskrivelse av oppgaven og en konkret bestilling, hun kan tagge personer og tagge kortet med kategorier (for eksempel design, funksjoner eller innhold – med fargekoding som synes på tavlen), og hun kan legge inn sjekklister, bilder og vedlegg. For å nevne noe.

Siden hun deler Trello-tavlen med utviklerne og samarbeider direkte med dem der, er prosjektet oversiktlig og forutsigbart for begge parter. Verktøyet gjør det også enkelt for Helene både å vise fremgangen overfor kollegene sine, og enkelt legge til nye ideer, tilbakemeldinger og bestillinger når de dukker opp.

Se video om prosjektstyring og oppgavehåndtering her

Flere nyttige Office 365-verktøy

OneDrive gir deg trygg fillagring, sikker deling og én enkelt plattform for samarbeid. Med alle filene dine lagret i skyen kan du enkelt finne fram til dem når du har behov for det uansett hvilken enhet du bruker, og du kan dele dem med hvem du vil.

Planner er integrert med programmene i Office 365-pakken og utviklet med tanke på virksomheter som har behov for å organisere gruppearbeid hvor flere personer er involvert. Med Planner er det enkelt å organisere arbeidet, tildele og følge opp oppgaver i prosjekter og team. Verktøyet er svært brukervennlig og gir en god visuell oversikt.

Sway gjør det enkelt å lage profesjonelle presentasjoner og dokumenter. I programmet følger det en rekke maler til både intern og ekstern bruk, og du har også muligheten til å lage presentasjoner fra bunnen av.