Intern kommunikasjon

Internkommunikasjon

three crumpled yellow papers on green surface surrounded by yellow lined papers
Foto: lunarts/Unsplash.com

Dere har kanskje allerede tatt i bruk Microsoft Teams, Slack eller Facebook Workplace på jobben? I så fall – bravo!

I mange bedrifter foregår den digitale kommunikasjonen fortsatt i lange og etterhvert uoversiktlige e-posttråder. Det er heller ikke mange år siden mange bedrifter bygde egne intranett. De siste årene er det kommet mange gode verktøy som gjør det mulig å kommunisere og samarbeide på mye mer effektive måter. 

Velg et (og bare ett) kommunikasjonsverktøy

Programmer som Teams og Slack løser mange behov innen internkommunikasjon, og gjør samhandlingen mye enklere sammenlignet med e-post. De åpner for eksempel for…

  • Chat. Chat-formatet er godt egnet for raske avklaringer og krever færre «formaliteter» enn e-post, Det gir muligheten til å kommunisere fortløpende og effektivt både en-til-en og i grupper.
  • Samtaler og video-møter. Programmene gjør det enkelt å ringe (med eller uten video), ha møter, og også dele skjerm – slik at du for eksempel enkelt kan vise hva du jobber med, eller se på en kollegas presentasjon
  • Digitale samhandlingsgrupper og team. Har dere en prosjektgruppe? Lag en egen gruppe i programmet, der dere kan diskutere, ta møter og enkelt dele filer og annet innhold

Det er en fordel å velge ett enkelt verktøy som dekker alle kommunikasjonsbehov, slik at de ansatte slipper å forholde seg til mange forskjellige systemer. Det er for eksempel sjelden nødvendig å ha både Teams og Slack. Målet er uansett bedre samhandling og færre e-poster.

De fleste slike verktøy åpner opp for å invitere personer utenfor din egen organisasjon. Det er nyttig dersom man har eksterne samarbeidspartnere. 

Dokumenter, samskriving og fildeling – bli kvitt tidstyvene

Det er enkelt å samskrive og dele innhold med kollegaene dine i sanntid med verktøy som Dropbox og Google Docs.

Bruker dere G Suite? Det er lagt opp til at dere helt enkelt kan dele mapper og redigere innhold og dokumenter samtidig. Google Slides tillater for eksempel en samarbeidspartner å fikse en feil i presentasjonen sekunder før du trykker på «presentasjonsmodus».

Bruker dere O365? Microsoft Teams åpner for de samme mulighetene. Her kan dere legge alt innholdet som er lagret i Sharepoint direkte inn i Teams. Da kan man enkelt finne riktige dokumenter knyttet til kanalene dere bruker på Teams. Denne videoen forklarer sammenhengen mellom Sharepoint og Teams på en god måte.