Gjør det selv

Gjør det selv

Hvis dere ikke ønsker/trenger å bruke en dataplattform, hvor skal dere da bearbeide dataene? Her vil vi se på hvilke muligheter som ligger i Microsoft Excel og andre, mer spesialiserte verktøy.

Dykk ned i Excel

Microsoft Excel er et sånt program som både er lett tilgjengelig og fryktelig avskrekkende på samme tid. «Alle» bruker det (eller tilsvarende regneark-programmer) innimellom, for å føre opp noen utgifter eller gjøre enkle utregninger. Men samtidig aner vi at det er en enorm dybde og kompleksitet der. Vi svømmer på overflaten, og lurer på hva som gjemmer seg nede i dypet.

I Excel kan du – med nok lærevilje, nysgjerrighet og innsats – få til så å si hva som helst. Alt fra enkle og avanserte utregninger, til å automatisere oppgaver, analysere og hente ut data fra store datasett, eller til og med lage deres eget timeføring- eller kunderelasjonshåndteringssystem… og så videre, vi kunne fortsatt å liste opp eksempler. Det er ikke dermed sagt at Excel er den beste eller enkleste måten å løse alle disse oppgavene på. Ofte er dere bedre tjent med å bruke mer spesialserte verktøy. Men styrken til Excel er allsidigheten.

Når dere skal bli en datadrevet bedrift, er det neppe Excel som står i sentrum for det hele. Men det er et ekstremt nyttig verktøy å kunne, både for å bruke i kombinasjon med de andre, mer spesialiserte verktøyene – og for å lære seg å jobbe med data. Og kanskje er også Excel alt dere trenger. Det er for eksempel helt supert for å organisere mindre datasett og sette opp enkle visualiseringer.

Nøkkelen til å lykkes i Excel handler om de tingene vi gikk gjennom i starten av etappen, nemlig hvordan du sorterer og grupperer dataene.

💡 Innsikt: Hvordan rydde opp i data i Excel

Har du et datasett du vil organisere i Excel – for eksempel for å eksperimentere med visualiseringer eller utregninger? Grunnprinsippene for opprydning i data har vi allerede gått gjennom, men la oss se på noe av det som gjelder spesifikt for Excel.

Først må du sørge for at du har dataene i et tabellformat. Når du har importert/lagt inn dataene, og før du begynner å gjøre endringer, er det lurt å lagre en backup av det originale datasettet. Så vil du sortere dataene slik at hver rad og kolonne har lignende verdier. For eksempel at data om «Inntekt» er samlet i én kolonne, og «Alder» i en annen. Unngå tomme rader.

Deretter vil du gjøre de tingene som ikke involverer å endre/manipulere selve dataverdiene. For eksempel stavekontroll, og å se til at du er konsekvent i hvordan du navngir de ulike variablene dine. For eksempel om du skriver «Gender» noen steder, og «Kjønn» på andre, kan du bruke «Finn og erstatt»-funksjonen for å rydde opp i dette.

Så er du klar for å rydde opp i selve dataene. Si at du har data om temperaturer, men noen er oppgitt i Celsius og andre i Fahrenheit. Det er åpenbart ikke nok å endre navnet på variabelen, det er tallene i seg selv som må regnes om. Så hvordan går du frem?

Si at du vil regne om fra Fahrenheit til Celsius. Start med å samle alle temperaturer oppgitt i Fahrenheit i én kolonne (la oss si det er kolonne A). Så oppretter du en ny, tom kolonne ved siden av (det blir da kolonne B). Øverst i den nye kolonnen (B), ved siden av den øverste Fahrenheit-verdien, skriver inn formelen du vil bruke. Hvis Fahrenheit-verdiene ligger fra A1 og nedover, skriver du inn denne formelen i B1:

=KONVERTER(A1; “F”; “C”)

Som du skjønner, er konvertering av Fahrenheit til Celsius en funksjon som er innebygget i Excel. Det finnes en standard formel. Hvis det ikke finnes noen formel for det du skal regne om, er ikke det noe stort problem, det kan du løse manuelt ved å sette opp regnestykket. For å regne ut Fahrenheit til Celsius manuelt, for eksempel, må du ta tallet i Fahrenheit, trekke fra 32, og deretter gange med fem og dele på ni. Hva er for eksempel 60°F i Celsius? Regnestykket er (60-32) x 5 ÷ 9 = 15,6°C. For å sette det opp i Excel (igjen, hvis Fahrenheit-verdiene ligger fra A1 og nedover) ville du skrevet inn denne formelen i B1:

=(A1-32)*5/9

Det gir akkurat samme resultat. Uansett hvordan du velger å løse det, vil du nå se tallet i Celsius i B1. Marker denne cellen, «ta tak» i hjørnet på cellen, og dra nedover så langt som du har Fahrenheit-verdier i A-kolonnen. Da vil alle temperaturene regnes om etter samme formel.

Nå er du nesten ferdig! Men du vil bli kvitt selve formelen og den nye kolonnen, så du bare sitter igjen med selve verdiene – temperaturene i Celsius. Slik går du frem: Marker B-kolonnen, høyreklikk og velg «Kopier». Deretter, fortsatt med B-kolonnen markert, høyreklikker du en gang til og velger «Lim inn utvalg». Nå får du opp en liste, velg «Verdier». Når du limer inn verdiene, sitter du igjen med Celsius-temperaturene inn som rene tall; du er kvitt formelen. Til slutt kan du slette A-kolonnen, som fortsatt oppgir temperaturene i Fahrenheit. Kolonnen du har jobbet i, med tallene i Celsius, vil da automatisk hoppe til venstre og bli din nye A-kolonne.

Når du har ryddet opp i hele datasettet kan du gå i gang med å lage grafer og diagrammer. Er dataene riktig organisert, vil Excel gjøre mye av jobben for deg!

Finn et verktøy som er laget for formålet ditt

Før du går i gang med dataplattformer, Excel eller noe annet, bør du undersøke om det finnes et program som er laget for nøyaktig ditt formål. Da kan det hende at alt du trenger å gjøre for å bearbeide dataene, er å gi programmet tilgang til datakildene dine.

For å ta et eksempel: Dersom målet ditt handler om markedsføring, kundeinnsikt eller å optimalisere en nettside, kan du komme langt med å ta i bruk Google Analytics. Dette verktøyet – som er gratis, og nokså enkelt å komme i gang med – lar deg se detaljerte innsikter om nettsiden din. For eksempel hvor trafikken kommer fra, eller hvor mange som ser på en bestemt side akkurat nå. Det eneste forarbeidet du trenger å gjøre, er å installere en såkalt Analytics Tag på nettsiden din (se 🙋‍♀️ faktaboks). Alt av prosessering og opprydning skjer av seg selv.

🙋‍♀️ Anita

Anita driver en nettbutikk for vintage-klær. Målet hennes er å drive målrettet markedsføring i sosiale medier.

For å kunne annonsere mot bestemte målgrupper i sosiale medier og følge kundene på hele reisen fra eksponering til konvertering, trenger Anita noen verktøy. Hun vil i første omgang bruke gratisverktøyene Google Analytics og Facebook Business Manager.

Facebook Business Manager er Facebooks eget bedriftsverktøy, der en kan lage kampanjer og annonser for Facebook og Instagram. Her vil Anita blant annet lagre ulike publikum og målgrupper, og følge med på resultatene på betalte og organiske poster. Google Analytics er på sin side et analyseverktøy for nettsider, som lar henne følge med på brukeratferd inne på nettbutikken, hvilke sider folk besøker, hvilke produkter de ser på, hvor trafikken kommer fra (f.eks. fra søk eller sosiale medier), og mye mer.

For å sette det opp trenger Anita kontoer hos Google Analytics og Facebook Business Manager. Deretter må hun koble dem sammen med nettbutikken. Hver av dem gir henne en unik kodesnutt (Google kaller det en Analytics Tag, Facebook kaller det en «piksel»), som hun installerer på nettsiden. Det er bare snakk om å lime inn en liten kodesnutt et bestemt sted «bak kulissene» på nettsiden – det er en smal sak. Når det er på plass, kan nettsiden utveksle data med begge verktøyene.

Anita kan nå få innsikt i for eksempel hva Facebook-brukere foretar seg etter de har klikket på en bestemt annonse, hvor lenge et innlegg blir lest, hvor folk klikker på nettsiden – og så videre. Det lar henne se hva som fungerer, og ikke fungerer. Ikke nok med det: Anita ønsker å lære å bruke verktøyene så godt at hun kan følge en bruker helt fra de ser en annonse på Facebook, til de kjøper et produkt i nettbutikken. Da kan hun følge opp og finne igjen kundene på nett, og finne likesinnede, potensielle kunder å markedsføre mot på Facebook og Instagram.

Nå har vi lagt et godt grunnlag. I neste etappe skal vi endelig se på hvordan vi kan skape mening og verdi ut av dataene våre – blant annet gjennom visualisering, applikasjoner og avansert dataanalyse.