Faktura

Faktura

Mottar du fortsatt fakturaer som PDF på epost eller på papir i posten? Fakturaene må da håndteres manuelt, og du bruker mye tid på punching. Gjennom å digitalisere bedriftens håndtering av fakturaer, blir arbeidet automatisert og du sparer tid og penger. Mottar du fakturaer elektronisk, vil fakturaene leses inn i bedriftens økonomisystem og kan konteres i henhold til på forhånd definerte regler. Ved å ta i bruk elektronisk handelsformat (EHF) vil dokumenter som sendes fra en oppdragsgiver, kunne leses inn i leverandørens datasystem selv om systemene er ulike. De fleste økonomisystemer tilbyr EHF i dag.1

Du kan også automatisere godkjenning av faktura. Har du en løsning for elektronisk godkjenning, vil du få varsel når du får nye fakturaer til godkjenning, eller når fakturaen skulle vært håndtert. Med automatisert godkjenning vil du også kunne automatisere betaling. Etter at den innkommende fakturaen er godkjent og bokført, overføres den digitalt til banken slik at den blir betalt på̊ forfall. Du trenger ikke håndtere noen filer, noe som både sparer tid og øker sikkerheten rundt betalingen.

På samme måte som du mottar faktura elektronisk, kan du samtidig legge opp til elektronisk sending av faktura i økonomisystemet ditt. Da er det enkelt å aktivere automatisk sending av betalingspåminnelse og inkassovarsel, slik at dette går av seg selv til riktig tid og etter hva som er tillatt og riktig i forhold til norsk lov. Med en digital løsning vil alle innbetalinger automatisk overføres til økonomisystemet og matches mot riktig post i regnskapet. Reskontroen er dermed til enhver tid oppdatert, uten behov for manuell innblanding.

Eksempler på økonomisystemer er Tripletex, Fiken, 24sevenoffice, Power Office Go og Visma eAccounting. 

Tips

Skal du ta i bruk et økonomisystem og lurer på hvilket du skal velge? Rådgiverne i bedriften Origami har oppsummert sine tips her.

1 Kilde: https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/elektronisk-handelsformat-ehf-veileder-systemleverandorer