Fagsystem

Bruk et fagsystem

Hva er et fagsystem? Det er egentlig bare snakk om å ta i bruk programvareløsninger som er laget spesielt for akkurat din bransje og dine behov. Begrepet dekker verktøy som håndterer logistikk, saksbehandling, beslutningsstøtte, ordrehåndtering og mye mer.

Et godt fagsystem skal hjelpe de ansatte i virksomheten til å gjøre jobben sin med økt effektivitet og høy kvalitet*.

Nesten uansett hvilken bransje du jobber i, kan et fagsystem gi dere større kontroll over kjernevirksomheten. Mange fagsystemer er også rigget slik at de møter krav, lover og regler i bransjen du jobber i, slik at det støtter deg i å drive bedriften etter riktige rammebetingelser. En annen fordel med en bransjespesifikk løsning kan være integrasjon mot for eksempel en betalingsterminal, Vipps eller Altinn.

Så hva slags systemer er det som finnes? La oss se på noen eksempler.

Velg et ERP-system

For bedrifter som driver med produksjon og logistikk – enten dere er en fabrikk, en klesbutikk eller et vaktmesterselskap – kan det være mest effektivt å ta i bruk et ERP-system. ERP står for Enterprise Resource Planning og samler mange av aktivitetene til en bedrift.

I tillegg til produksjon og distribusjon kan systemet dekke regnskap, CRM (kundehåndtering), SRM (leverandørhåndtering) og mye mer.

Hvordan velger du et ERP-system?

Hvordan vet du om virksomheten din har bruk for et ERP-system? Hvilket skal dere i så fall velge? Det første dere må gjøre, er å kjenne på et behov. Dere ønsker å få bedre oversikt over ressursene deres, enten det er snakk om fysiske eller menneskelige ressurser.

Sliter dere for eksempel med å holde styr på hva dere har på lager, eller hvilket lager noe ligger på? Det er typisk problem som et ERP-system kan hjelpe dere med å løse.

Et ERP-system kan være så enkelt som et varelager koblet til et økonomisystem. På den andre kan det også være … alt. Hele bedriften. Det er her det begynner å bli vanskelig. For jo større plattformene blir, desto mer kompliserte og vanskelige er de å bruke. Nøkkelen er derfor å finne en «sweet spot». Et system som dekker behovene deres, og som samtidig er enkelt nok å bruke. Mange velger alt for store systemer, og ender med ikke å bruke dem – fordi det blir for komplisert. Det er bedre å begynne lite og bygge derfra.

For å komme i gang: Konsulter med noen som er eksperter på dette, få en anbefaling fra noen du stoler på, eller bruk en sammenligningstjeneste på nettet når du undersøker hvilket system som vil være en perfekt match med akkurat deres behov.

Velg en totalpakke med alle programmene dere trenger

Det er ikke sikkert det finnes en enkelt programvareløsning som gjør alt dere trenger. Derimot kan dere kanskje få dekket behovene deres gjennom en totalpakke som inneholder mange ulike programmer som fungerer godt sammen.

Et godt eksempel på dette er Microsoft sin Office 365-plattform (O365). Det finnes gode muligheter for å bruke verktøyene som allerede ligger i O365 for å digitalisere og effektivisere. Microsoft jobber også med å videreutvikle Teams slik at dette kan bli kjernesystem for mindre bedrifter.

Dere bruker kanskje Word, Excel, OneDrive og Teams allerede. Men har du sett hvilke muligheter som ligger i programmer som Forms, Flow, Power Apps, Sharepoint og Bookings for å digitalisere, strømlinjeforme og automatisere?

PS! Du kan lese mer om Office 365 og Google sitt alternativ, G Suite, i neste steg – som handler om produktivitet og samhandling.

Anja vil få mer ut av Microsoft 365

Anja leder et selskap som blant annet tilbyr studie- og karriereveiledning. Hun vil forenkle prosessen med å booke inn kunder til konsultasjoner. I dag bruker hun et bookingsystem som både er dyrt og lite brukervennlig.

Hun blir gjort oppmerksom på at programmet Bookings er inkludert i virksomhetens Microsoft 365-abonnement (det gjelder Microsoft 365 Business Standard og oppover). Hun behøver derfor ikke å kjøpe en ny programvare i det hele tatt, men kan i stedet bruke noe hun har og betaler for allerede. Bookings gjør det enkelt både for kundene å booke tid, og for Anja og hennes ansatte å planlegge arbeidsdagene sine.

Dette får også Anja til å tenke: Hvilke flere muligheter finnes det i lisensene våre? Er det programmer der som kan forenkle og effektivisere jobben vi gjør? Og finnes det noen andre eksempler på at vi betaler dobbelt, ved å bruke en ekstern programvare i stedet for noe vi allerede har inkludert et annet sted?

Velg en åpen plattform som deres kjerne

Har dere litt mer avanserte behov? Du kan sette opp det bedriften trenger ved bruk av en kombinasjon som for eksempel Microsoft Azure, Dynamics 365 og Office 365 – men det kan bli omfattende, ta en del tid og bli kostbart for mange.

Det er ofte bedre å velge åpne plattformer som kjerne, der du kan utvikle og tilpasse som du vil, og legge til tilleggsmoduler (plug-ins) for flere integrasjoner og funksjoner. Et eksempel på dette er å bruke WordPress som nettside-plattform, legge til WooCommerce for e-handel/nettbutikk, og andre moduler etter behov. Du kan så enkelt integrere WordPress med for eksempel MailChimp for utesendelse av nyhetsbrev og kommunikasjon mot kundene dine. 

Når nettsiden din snakker med verktøyet for utsendelse av nyhetsbrev, kan du samle mye verdifull kundedata. Les mer om dette i stegene Integrasjoner og Kundedata i modul 5 av veiviseren.

*Kilde: https://www.visma.no/consulting/tjenester/fagsystem/