Sliten av videomøter? Disse enkle grepene gir en bedre opplevelse
Administrerende direktør i Ruter, Bernt Reitan Jenssen, er lei av dårlige videomøter. Her er tipsene for å sikre bedre interaktivitet og tilstedeværelse når vi sitter hver for oss.
– Du er flink: Bildet viser faktisk deg, og ikke taket på arbeidsplassen din.
Det sier administrerende direktør i Ruter, Bernt Reitan Jenssen, til DigitalNorway. Vi møtes over video, for å snakke om nettopp videomøter. Det er et tema som opptar ham, både som leder – og en som selv arbeider fra hjemmekontor.
– Men det burde heller vært sånn at du kunne se i kamera, fortsetter han.
– Det er blitt laget en telefon nå med kamera bak skjermen, som lar deg filme gjennom skjermen. Tenk hva det vil ha å si, når du kan ha blikkontakt med den du prater med over video!
Utmattende møter
Møter fra hjemmekontor er den nye normalen. Også når vi omsider legger pandemien bak oss, vil vi mest sannsynlig se varige endringer – i form av mer utstrakt bruk av hjemmekontor og nye måter å jobbe sammen på.
Problemet er at videomøter i dag ofte er fryktelig dårlige. Ikke lite produktive – men lite inkluderende. Vi blir slitne, vi føler oss i liten grad til stede og delaktige, det er vanskelig å holde seg fokusert og konsentrert over lengre tid.
Reitan Jenssen mener det går an å gjøre det veldig mye bedre. Ikke bare ved å ta i bruk ny teknologi – men også ved å bruke den vi har på en bedre måte.
Ruter-sjefens råd for bedre fjernledelse:
- Sett tydelige mål – men gi dine medarbeidere frihet til å finne veien dit
- Ha tillit til gjennomføringen av arbeidsoppgaver
- Bruk anledningen til læring og fornyelse
- Tenk nytt om kontoret – planlegg for en hybrid arbeidsplass
- Ta grep for å ivareta sosialt samhold
- Se og støtt de som sliter med de nye arbeidsbetingelsene
- Les mer: Slik leder han Ruter fra hjemmekontor
– Det er mange som er autodidakte på Microsoft Teams. Men i alt brukes funksjonaliteten kanskje til 20 prosent. Det skorter ofte på kompetanse og opplæring, sier han.
Gjør du en innsats for å sette deg inn i verktøyene dere bruker, kan det betale seg i at du får bedre møteopplevelser. Det er en kombinasjon av å forstå teknologien – og å lære hva som er beste praksis for hvordan du bør opptre i videomøter.
Her har vi samlet et knippe gode tips for bedre videomøter, med enkle grep du kan gå i gang med her og nå.
1. Hva du sender: Ta regi
– Hva du velger å sende inn på webkamera-kanalen – det kan du gjerne ta mer regi på. Jeg tror de fleste ikke tenker på hva laptop-kameraet filmer, eller bruker et eksternt webkamera, sier Reitan Jenssen.
For å illustrere – og sette det litt på spissen – lener han seg bakover og dukker nesten ut av bildet. Slik at vi bare ser ham nede i hjørnet av skjermen.
– Prøv å utøve fjernledelse nå, sier han. Snakk om å lede fra avstand.
Det er noen små grep som dramatisk kan forbedre kvaliteten på samtalen, mener Ruter-sjefen (se faktaboks).
Tre enkle grep som gir bedre video
- Bruk et eksternt webkamera du kan stille inn– eller sett noen leksikon under laptopen, for å få kameraet opp i øyehøyde
- Sørg for bedre lys på deg i god balanse med lyset rundt deg
- Sett deg foran bakgrunn som tiltrekker mindre oppmerksomhet enn deg når det er dette du ønsker
2. Hvor du sender fra: Lag en bedre arbeidsstasjon
I forlengelsen av forrige tips: Har du en fast hjemmekontorplass, er det mye du kan gjøre.
– Selv har jeg satt opp LED-paneler for bedre lys. Jeg blir litt trist av å se folk som er helt grå i ansiktet og der deler av hodet ofte forsvinner inn i en ubestemmelig bakgrunn, sier Ruter-sjefen.
Du kan få til mye om du maner frem din indre MacGyver.
Bruk det du har hjemme
- Har du et videokamera? Se om du kan koble det til PC-en, det er trolig bedre enn det innebygde kameraet i laptopen. Prøv å komme tett på ansiktet, i øyehøyde
- Har du en LED-lampe med behagelig lystemperatur eller tilsvarende, som du kan sette opp for å lyse opp ansiktet ditt når du sender?
- Bruk ekstern mikrofon eller hodetelefoner med integrert mikrofon som plasseres nær munnen. Lær deg hvordan du velger lydkilde og hvordan du justerer lyden på PC-en
- Har du en ekstra skjerm i skapet eller kan ta med en fra kontoret? Sett den opp, for å kunne ha notater og annet på en egen skjerm, og fortsatt se videosamtalen. Men husk at det er «slitsomt» for mange mindre laptoper å drive videomøter og flere ting på flere skjermer
- Har du et nettbrett eller mobiltelefon? Det finnes måter å koble disse til PC-en eller direkte til møtet – så du for eksempel kan presentere derfra, og fortsatt se de du snakker med på den store skjermen
- Mange trådløse nett hjemme er travle og noen ganger litt upålitelige. Det beste er å koble seg til ruteren med en kabel om det du skal gjøre/sende må fungere knirkefritt.
- Hvis vil ha det kult: skaff en greenscreen. Men da må du spandere 1800 kroner på en roll-up, sier Reitan Jenssen. Det ser proft ut og som ekstra bonus slipper du å rydde i rommet
Her går Reitan Jenssen selv foran. Når vi møter ham, ser det ut til at han sitter på kontoret. Inntil han «flytter seg til styrerommet», som han sier. Ved å bytte bakgrunn. Det viser seg at han sitter foran en greenscreen, i sin egen kjeller. Det var overbevisende nok til å lure oss.
– Vil du se hvordan det egentlig ser ut her? Da skal jeg koble til telefonen min, og bruke kameraet der, sier han.
Bildet vi ser, endrer seg brått. Det er tydelig at vi ser gjennom et håndholdt mobilkamera, der vi får et glimt av en kontorpult full av skjermer, kabler og alskens dingser. Straks han ser at han sender, får vi en omvisning på arbeidsstasjonen hans.
Vi ser et kraftig LED-lys og et skikkelig videokamera som peker mot ham i hodehøyde. Nedenfor er det et virvar av monitorer og nettbrett – kanskje 4-5 skjermer, alt i alt. Ved siden av står det en «strømmeboks», der han kan hoppe mellom ulike aktive kameraer. Ikke ulikt hvordan de holder på i en flerkameraproduksjon på TV.
Han sier han har gjenbrukt videokameraer, nettbrett og annet han hadde fra før, og bare investert rundt 6-7.000 kroner i oppsettet på sitt eget hjemmekontor. I stedet for 200.000, som han mener dette ville kostet for ikke så lenge siden. Og han har fått et oppsett som lar ham ta regi over hva han sender, være tilstede med de han snakker med, og samtidig ha oversikt over det andre arbeidet sitt – i langt større grad enn de fleste får til.
3. Hvordan du møter opp: Få kontakt – vær tilstede
– Hvordan få til en samtale som til forveksling begynner å ligne på hvordan det vil være å møtes én til én, eller én til tre? spør Ruter-sjefen, og fortsetter:
– Jeg tror ikke vi skal undervurdere hvor vanskelig det er blitt, men det går faktisk an å gjøre litt med det.
Kom nærmere hverandre med gode videomøte-rutiner
- Ha på kameraet så ofte som det teknisk er mulig og oppfordre alle til å gjøre det samme. Mange programmer gir deg også muligheten til å arrangere bildene og velge størrelse på det du sender og ser. Demp lyden når du ikke snakker
- Et enkelt grep, som tar dere litt nærmere opplevelsen av å ha øyekontakt, er å plassere bildet med videostrømmen så nært ditt eget kamera som mulig. For eksempel øverst på skjermen under et laptop-kamera
- Prøv å holde fokus og være til stede i samtalen, akkurat på samme måte som du ville gjort hvis dere virkelig møttes. Unngå fristelsen til å i hemmelighet sitte og lese nyhetene. Det kan ha veldig mye å si for energien og stemningen i samtalen
- Unngå å legge opp til tett i tett med videomøter gjennom dagen. Det er mer krevende enn vanlige møter, og det er viktig å legge inn gode pauser. Og Hhusk at siden du sparer all reiselogistikken, er det bedre med flere og kortere møter enn lange sesjoner med lange innlegg uten interaksjon
- Det finnes mange muligheter for breakout-sesjoner, samproduksjon av dokumenter, meningsmålinger og lignende, som gir interaksjon og holder energinivået oppe. Sett deg inn i mulighetene, prøv deg frem og lær underveis – og inspirer dine medarbeidere til å gjøre det samme
- Møter med opptil en håndfull deltakere kan fungere uten særlig struktur og uten at det blir kaos når alle skal snakke samtidig. Med litt trening blir det nesten som i den fysiske verden, mener Ruter-sjef Bernt Reitan Jenssen
4. Ivareta det sosiale: Legg inn rom for pauser og «trappeprat»
Unngå å ha flere møter rett etter hverandre – legg i så fall inn tid til noen gode pauser, der du reiser deg og kanskje får litt frisk luft.
Noe mange savner fra å være på kontoret, er nettopp de uformelle møtene når man reiser seg for å hente kaffe, eller møtes i trappen på vei mellom møter. Noe av dette kan vi få tilbake ved å åpne møterommene en liten stund før selve møtet skal starte, og legge inn tid til litt uformell prat.
– Så kan de som bare vil prate komme tidlig og gjøre det.
Lag arenaer for digitale møteplasser og pauser
- Avtal sosiale, digitale aktiviteter! Hva med å ha en felles frokost med morgenlevering? Interaktivt kaffekurs? Kahoot, quiz – eller en digital spillkveld? Det finnes mange gode alternativer til aktiviteter som kan styrke det sosiale samholdet, selv om dere sitter hver for dere
- Sett av tid til smalltalk i arbeidsdagen. Åpne for eksempel videomøtene et kvarter før møtet skal begynne, slik at de som vil kan komme tidlig og slå av en prat
- Ha et stikk-innom-møte gående gjennom dagen, – som en virtuell kaffemaskin. Ta lunsjen der, eller avtal en digital kaffepause med kolleger
- Hvis dere sitter i samme område: Avtal å møtes utendørs, og gå en tur sammen
- Oppfordre dine ansatte til å ta pauser på egenhånd, når de trenger det. Hvis du sitter fast med en problemstilling, kan det hjelpe å bryte opp arbeidsdagen med å gjøre noe aktivt eller kreativt – som å gå en tur, bake, gjøre noen yoga-øvelser eller noe annet som lar deg starte igjen med nye tanker
5. Hva ledelsen kan gjøre: Legg til rette for interaktivitet
Hos Ruter er det nå rett og slett ikke lov å kalle inn til et planlagt møte med flere enn to personer, uten å inkludere en digital samhandlingsplattform, som Zoom eller Teams. En skal alltid kunne velge å delta elektronisk. På den måten skal alle føle seg inkludert, også om de er i en risikogruppe og ikke kan møte på kontoret.
Dette kan vi lære av også til tiden etter pandemien. Ruter bygger allerede om flere kontorområder for å «hive ut alt som ligner på et dårlig hjemmekontor», og heller legge opp til samskaping og sosiale soner. Noen oppgaver kan løses best fra et tilrettelagt hjemmekontor også i fremtiden, slik at mange slipper å reise inn fem dager i uka, eller i rushet klokken halv åtte.
Derfor vil Ruter legge opp til hybride og interaktive møter, der noen kan sitte på møterommet, og andre hjemme – men der alle uansett har mulighet til å interagere og delta på en likeverdig måte (se faktaboks).
Legg opp til interaktive, hybride videomøter
- Ikke ha én videostrøm gående fra møterommet – men flere, slik at du kan sitte hjemme og velge selv hva du vil se på, for eksempel veksle mellom å se presentasjonen, eller møterommet fra ulike vinkler
- Sørg for god lyd og godt lys på møterommet, slik at alle blir sett og hørt
- Sett opp en (stor)skjerm, slik at de som er på utsiden kan bli sett av de som er i rommet, ikke la de konkurrere om plassen på presentasjonsskjermen
- Dette trenger ikke være dyrt – ofte kan dere komme langt med utstyret dere har
Bli en bedre leder fra hjemmekontoret med disse gratiskursene:
Introkurs
Fjernledelse
Utstrakt brukt av hjemmekontor er for mange den nye normalen. Her finner du – som er leder – veiledning og tips for å lede på hybride arbeidsplasser.
Veiviser
Digital Samhandling
Bli god på å fasilitere digitale møter, webinarer og workshops!
